Prawidłowo wybrana grupa składników majątkowych bardzo dobrze pokazuje istotę aktywów trwałych. Do aktywów trwałych zaliczamy te składniki majątku, które są wykorzystywane w działalności przedsiębiorstwa dłużej niż jeden rok i nie są przeznaczone do dalszej odsprzedaży w zwykłym toku działalności. Maszyna produkcyjna oraz zestaw komputerowy to klasyczne przykłady środków trwałych – pracują w firmie przez kilka lat, stopniowo zużywają się fizycznie i ekonomicznie, a ich wartość jest rozliczana w kosztach poprzez amortyzację. Nabyty patent to z kolei typowy składnik wartości niematerialnych i prawnych: nie ma formy materialnej, ale daje firmie określone prawo (np. do technologii, wynalazku), z którego korzysta się przez dłuższy okres. Moim zdaniem kluczowe jest tu myślenie czasem użytkowania i przeznaczeniem: czy dany składnik „pracuje” na firmę przez lata, czy jest szybko zużywany. Z punktu widzenia rachunkowości, zgodnie z ustawą o rachunkowości i KSR (Krajowe Standardy Rachunkowości), aktywa trwałe obejmują m.in. środki trwałe, środki trwałe w budowie, wartości niematerialne i prawne oraz inwestycje długoterminowe. Maszyny, komputery używane jako wyposażenie stanowisk pracy, a także patenty, licencje, know-how – jeśli spełniają kryterium czasu użytkowania powyżej 12 miesięcy – powinny być ujęte w ewidencji środków trwałych lub WNiP i amortyzowane według przyjętej stawki. W praktyce firmy produkcyjne planują zakupy takich aktywów w budżetach inwestycyjnych, a nie w zwykłych kosztach bieżących. Dobrą praktyką jest tworzenie polityki rachunkowości, w której określa się minimalną wartość początkową środka trwałego, okresy amortyzacji, metody amortyzacji (liniowa, degresywna itp.) oraz zasady kwalifikowania składników do aktywów trwałych. Dzięki temu księgowania są spójne, a wyniki finansowe bardziej porównywalne między okresami. W codziennym życiu firmy takie aktywa trwałe to „kręgosłup” majątku – bez nich nie da się produkować, świadczyć usług ani normalnie funkcjonować na rynku.
Podstawowy problem przy tym pytaniu polega zwykle na myleniu aktywów trwałych z obrotowymi, szczególnie gdy w jednym zestawie pojawiają się jednocześnie środki transportu, materiały i gotówka. W rachunkowości kluczowe są dwa kryteria: czas użytkowania składnika w przedsiębiorstwie oraz jego przeznaczenie. Aktywa trwałe to majątek wykorzystywany dłużej niż rok, służący prowadzeniu działalności, a nie przeznaczony do szybkiego zużycia czy odsprzedaży. Natomiast zapasy, gotówka, pasze, materiały biurowe i inne podobne pozycje zalicza się do aktywów obrotowych, bo obracają się w krótkim cyklu gospodarczym. Samochód ciężarowy sam w sobie jest środkiem trwałym i mógłby być elementem aktywów trwałych, ale pojawia się obok paszy dla zwierząt i gotówki w kasie. Pasza jest typowym zapasem – zużywa się szybko w procesie produkcji (żywienia zwierząt), zazwyczaj w ciągu miesięcy, a nie lat. Gotówka w kasie to z kolei najbardziej płynny składnik aktywów obrotowych, służy do regulowania bieżących zobowiązań, a nie jest inwestycją długoterminową. Takie połączenie pokazuje typowy błąd: patrzenie na „konkretny przedmiot” zamiast na jego funkcję i czas użytkowania. Podobna pułapka dotyczy odpowiedzi, gdzie obok maszyny produkcyjnej i zestawu komputerowego pojawiają się materiały biurowe. Maszyna i komputer (jeśli to stałe wyposażenie firmy, a nie tani gadżet) rzeczywiście spełniają definicję środków trwałych. Jednak materiały biurowe, jak papier, długopisy, tonery, segregatory, są przeznaczone do szybkiego zużycia, zwykle w ciągu kilku tygodni lub miesięcy. Zgodnie z dobrą praktyką księgową i ustawą o rachunkowości klasyfikuje się je jako materiały, czyli składnik zapasów, a nie aktywa trwałe. Traktowanie takich drobnych materiałów jako środków trwałych zaburzałoby rzetelny obraz majątku firmy. Budynek produkcyjny to oczywiście typowy środek trwały, podobnie jak wcześniej wspomniany samochód. Jednak środki pieniężne na rachunku bankowym oraz materiały biurowe znów należą do aktywów obrotowych. Pieniądze na koncie służą rozliczeniom bieżącym, opłacaniu faktur, wynagrodzeń, podatków – to nie jest majątek „pracujący” przez lata w takim sensie jak budynek czy maszyna. Częsty błąd myślowy polega na tym, że skoro coś „jest majątkiem firmy”, to od razu utożsamia się to z aktywami trwałymi. Tymczasem bilans wyraźnie rozdziela majątek trwały od obrotowego, właśnie po to, żeby pokazać, co jest stałą bazą działalności, a co krąży w krótkim cyklu operacyjnym. Z mojego doświadczenia dobrze jest zawsze zadać sobie dwa pytania: czy ten składnik będzie używany dłużej niż rok oraz czy jest przeznaczony do odsprzedaży lub szybkiego zużycia. Jeśli odpowiedź brzmi: dłużej niż rok i nie do sprzedaży – mamy kandydat na aktywo trwałe. Jeśli nie – najpewniej mówimy o aktywach obrotowych, nawet jeśli wartość wydaje się wysoka. Takie podejście jest spójne z krajowymi standardami rachunkowości i praktyką stosowaną w profesjonalnej księgowości.