Prawidłowo wskazana odpowiedź „niedobory zawinione” odnosi się do sytuacji, w której braki w majątku firmy (np. towaru w magazynie, gotówki w kasie, narzędzi, części zamiennych) powstają z winy konkretnego pracownika. Chodzi głównie o zaniedbanie obowiązków, niestaranność, naruszenie procedur albo wręcz działanie celowe. W praktyce magazynowej i księgowej przyjmuje się, że jeżeli pracownik ma powierzone mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, a inwentaryzacja wykaże niedobór przekraczający normy ubytków naturalnych, to taki niedobór klasyfikuje się właśnie jako zawiniony. Moim zdaniem warto tu zapamiętać jedną prostą rzecz: jest wina – są niedobory zawinione. W procedurach inwentaryzacyjnych, zgodnie z dobrą praktyką rachunkowości, komisja inwentaryzacyjna bada przyczyny różnic. Sprawdza dokumenty magazynowe, warunki przechowywania, wpisy w kartotekach, a także to, czy przestrzegano instrukcji obiegu dokumentów i regulaminu pracy. Jeżeli ustali się, że pracownik nie dopilnował np. prawidłowego przyjęcia lub wydania towaru, nie prowadził ewidencji na bieżąco, zostawiał magazyn otwarty, nie zabezpieczał mienia, to taki brak kwalifikuje się jako niedobór zawiniony. W branży uważa się, że przy mieniu powierzonym pracownik z reguły ponosi odpowiedzialność materialną w pełnej wysokości niedoboru zawinionego, oczywiście zgodnie z Kodeksem pracy i podpisaną umową o odpowiedzialności. W praktyce agrobiznesu będzie to np. brak części do maszyn rolniczych w magazynie, za który odpowiada magazynier, bo nie prowadził rzetelnej ewidencji, albo niedobór gotówki w kasie wynikający z błędów kasjera. Takie niedobory nie są traktowane jako koszt normalnego funkcjonowania firmy, tylko jako szkoda, za którą co do zasady można dochodzić odszkodowania od osoby odpowiedzialnej.
W zagadnieniu niedoborów w przedsiębiorstwie, zwłaszcza w magazynie czy kasie, kluczowe jest właściwe rozróżnienie ich rodzaju, bo od tego zależy zarówno sposób księgowania, jak i odpowiedzialność pracownika. Częsty błąd polega na wrzucaniu wszystkich braków do jednego worka, bez analizy przyczyn. Tymczasem w rachunkowości i w organizacji pracy rozróżnia się m.in. niedobory naturalne, niezawinione i zawinione. Niedobory naturalne to ubytki wynikające z właściwości towaru: wysychanie, rozsypywanie, parowanie, zgniecenie przy transporcie w dopuszczalnych granicach. W magazynach płodów rolnych czy pasz są to np. straty masy przy suszeniu ziarna albo ubytek wody w warzywach podczas przechowywania. Dla takich sytuacji ustala się normy ubytków naturalnych i dopóki inwentaryzacja mieści się w tych normach, nie mówi się o czyjejś winie. Dlatego nazwanie niedoborów wynikających z zaniedbania pracownika „naturalnymi” jest merytorycznie błędne – to są zupełnie inne zjawiska, inne przyczyny i inne konsekwencje dla pracownika. Z kolei niedobory niezawinione obejmują takie przypadki, gdy braki powstają mimo dochowania należytej staranności przez pracownika. Może to być np. awaria systemu magazynowego, błąd w dokumentach dostawcy, szkoda losowa typu zalanie magazynu czy nagła awaria chłodni. Pracownik nie miał realnego wpływu na powstanie szkody albo nie mógł jej przewidzieć przy normalnej staranności. Tu odpowiedzialność pracownika jest ograniczona albo wręcz wyłączona, a niedobory traktuje się bardziej jako ryzyko prowadzenia działalności. Dlatego utożsamianie zaniedbania obowiązków z niedoborem niezawinionym przeczy logice i zasadom prawa pracy. Pojęcie „niedobory systematyczne” nie funkcjonuje w standardowej terminologii kadrowo–magazynowej i księgowej. Owszem, w praktyce mówi się czasem o powtarzających się brakach, ale wtedy dopiero trzeba zbadać, czy mają przyczyny organizacyjne (zła procedura, bałagan w dokumentach), czy osobowe (konkretne zaniedbania). Sam przymiotnik „systematyczne” nie określa, czy jest wina pracownika, czy jej nie ma, więc taka odpowiedź nie rozwiązuje problemu definicji. Główny błąd myślowy przy tym pytaniu polega na skupieniu się na częstotliwości albo „naturalności” zjawiska, zamiast na kluczowym kryterium, jakim jest wina pracownika i naruszenie jego obowiązków służbowych. To właśnie to kryterium decyduje, że poprawnym określeniem są niedobory zawinione.