Prawidłowo wskazana instrukcja obsługi to w praktyce podstawowy i obowiązkowy punkt wyjścia przy pracy z każdym nowym urządzeniem w firmie, szczególnie w środowisku produkcyjnym czy przetwórczym. To właśnie w instrukcji producent podaje zasady bezpiecznej eksploatacji, opis elementów sterowania, kolejność czynności przy uruchamianiu i wyłączaniu, parametry pracy, dopuszczalne obciążenia oraz wymagania dotyczące przeglądów i konserwacji. Bez tego pracownik de facto działa „na wyczucie”, co jest sprzeczne zarówno z BHP, jak i z podstawowymi zasadami organizacji pracy. Moim zdaniem w dobrze zarządzonym zakładzie nie ma mowy, żeby ktokolwiek został dopuszczony do urządzenia bez wcześniejszego zapoznania się z instrukcją i krótkiego przeszkolenia na jej podstawie. Instrukcja obsługi jest też często traktowana jako dokument odniesienia podczas kontroli zewnętrznych, np. PIP, UDT albo wewnętrznych audytów jakości ISO 9001 czy systemów HACCP w przetwórstwie żywności. Tam jasno się wymaga, żeby parametry pracy maszyn były zgodne z zaleceniami producenta i żeby czynności operatora były opisane w procedurach, które zwykle opiera się właśnie na instrukcji. W praktyce wygląda to tak, że na podstawie instrukcji tworzy się skrócone instrukcje stanowiskowe, listy kontrolne do przeglądów, harmonogramy smarowania, wymiany filtrów czy kalibracji czujników. Co ważne, instrukcja zawiera też informacje o możliwych zagrożeniach: strefach niebezpiecznych, ryzyku porażenia prądem, ryzyku zgniecenia, skaleczenia, hałasie czy wibracjach. Dzięki temu operator wie, gdzie nie wkładać rąk, kiedy urządzenie powinno być wyłączone z zasilania, kiedy trzeba użyć środków ochrony indywidualnej (rękawice, okulary, nauszniki). Z mojego doświadczenia wynika, że większość awarii i wypadków bierze się z lekceważenia instrukcji, np. z pomijania procedury rozruchu albo z pracy przy zdjętych osłonach. Dobra praktyka jest taka, że instrukcja obsługi jest dostępna przy stanowisku lub w łatwym do znalezienia miejscu, a nowy pracownik ma potwierdzone na piśmie zapoznanie się z nią. To nie jest sucha formalność, tylko realne narzędzie do bezpiecznej i efektywnej pracy z urządzeniem.
Wiele osób, szczególnie na początku pracy w firmie, myli różne dokumenty związane z urządzeniem i zakłada, że skoro coś dotyczy maszyny, to automatycznie będzie najlepszym źródłem wiedzy o jej obsłudze. Tymczasem dokument zakupu, kosztorys produkcji czy specyfikacja techniczna pełnią zupełnie inne funkcje niż instrukcja obsługi i nie zastępują jej ani pod kątem BHP, ani pod kątem praktycznego użytkowania. Dokument zakupu, czyli faktura, umowa, karta gwarancyjna czy protokół odbioru, jest ważny z punktu widzenia rachunkowości, serwisu i odpowiedzialności sprzedawcy, ale nie mówi operatorowi, jak krok po kroku uruchomić urządzenie, jak je bezpiecznie zatrzymać w sytuacji awaryjnej, jakie są dopuszczalne parametry pracy czy jakie czynności konserwacyjne musi wykonywać użytkownik. To jest dokument typowo formalny, przydatny księgowej, działowi zakupów albo serwisowi, ale nie stanowi instrukcji stanowiskowej. Kosztorys produkcji z kolei dotyczy planowania ekonomicznego – pokazuje, ile kosztuje wytworzenie urządzenia albo realizacja jakiegoś zlecenia z jego użyciem. Można tam znaleźć informacje o materiałach, robociźnie, narzutach, ale z punktu widzenia użytkownika maszyny to wiedza mocno poboczna. Operator potrzebuje informacji o kolejności czynności, ustawieniach, zabezpieczeniach i zagrożeniach, a nie o strukturze kosztów. Mylenie tych dokumentów wynika często z przekonania, że „skoro jest dużo tabel i danych, to pewnie o to chodzi”, ale to zupełnie inny obszar – bardziej księgowo-produkcyjny niż techniczno-eksploatacyjny. Specyfikacja techniczna wygląda na pierwszy rzut oka najbardziej „technicznie” i dlatego wiele osób ma odruch, żeby właśnie tam szukać odpowiedzi. Opisuje ona jednak głównie parametry konstrukcyjne i użytkowe: moc, napięcie, wydajność, wymiary, zakres temperatur, klasę szczelności, wymagane media itp. To ważne przy doborze urządzenia do procesu technologicznego, projektowaniu linii produkcyjnej czy sprawdzaniu, czy maszyna spełnia wymagania techniczne zakładu. Natomiast sama specyfikacja rzadko zawiera szczegółowe procedury: co włączyć najpierw, jakie przyciski naciskać, jak reagować na konkretne alarmy, kiedy zatrzymać maszynę, jak ją czyścić zgodnie z wymaganiami sanitarnymi. Typowy błąd myślowy polega na tym, że użytkownik szuka najpierw dokumentu „bardziej biznesowego” albo „bardziej technicznego” zamiast tego, który jest tworzony specjalnie z myślą o operatorze. Standardy BHP, normy branżowe oraz systemy jakości jasno wskazują, że podstawą szkolenia z obsługi jest instrukcja obsługi od producenta, a pozostałe dokumenty pełnią funkcję uzupełniającą. Bez zrozumienia tej hierarchii można łatwo wpaść w pułapkę pracy na maszynie na podstawie szczątkowych informacji, co w praktyce zwiększa ryzyko awarii, błędów produkcyjnych i wypadków przy pracy.