Kwalifikacja: ROL.05 - Organizacja i prowadzenie przedsiębiorstwa w agrobiznesie

W tym zagadnieniu bardzo łatwo pomylić rolę poszczególnych podmiotów: urzędu skarbowego, księgowej, firmy transportowej i samego nabywcy. Wiele osób intuicyjnie uważa, że skoro faktura VAT jest dokumentem podatkowym, to oryginał powinien trafić do urzędu skarbowego. Tymczasem urząd nie zbiera fizycznych oryginałów faktur od podatników. Organ podatkowy kontroluje rozliczenia na podstawie deklaracji, plików JPK_VAT, ewidencji i dopiero przy kontroli może zażądać wglądu w dokumenty źródłowe, które pozostają u stron transakcji. Gdyby oryginał od razu trafiał do urzędu, to nabywca nie miałby podstawowego dowodu zakupu do swojej księgowości. Pojawia się też często przekonanie, że to księgowa w firmie wystawcy powinna dostać oryginał faktury, bo przecież ona wszystko księguje. W praktyce jest odwrotnie: dział księgowości pracuje na kopiach (albo na wersjach elektronicznych wygenerowanych z systemu). Oryginał jest wydawany na zewnątrz – klientowi – natomiast wewnątrz firmy archiwizuje się kopie, bo to sprzedawca rozlicza z nich podatek należny. Księgowa nie potrzebuje „oryginału” w sensie prawnym, tylko wiernego odzwierciedlenia treści dokumentu. Kolejny częsty błąd to przypisywanie firmie transportowej roli, której nie pełni. Przewoźnik operuje na dokumentach transportowych, przede wszystkim liście przewozowym, dokumencie WZ, ewentualnie zleceniu przewozu. Faktura VAT nie jest mu potrzebna do wykonania usługi transportowej ani do rozliczenia tej dostawy; może co najwyżej fizycznie przewieźć dokument do klienta, ale nie jest jego adresatem. Podstawowa zasada w obrocie gospodarczym jest taka, że faktura dokumentuje relację sprzedawca–nabywca. To nabywca potrzebuje oryginału, żeby wprowadzić wydatek do kosztów, ująć go w rejestrze VAT i ewentualnie odliczyć podatek naliczony. Błędne odpowiedzi wynikają zwykle z mylenia funkcji „kontrolnej” (urząd), „księgującej” (księgowa) i „logistycznej” (transport) z funkcją bycia stroną transakcji. A to właśnie strona transakcji – odbiorca towaru lub usługi – musi mieć w ręku oryginał dokumentu sprzedaży.