Akta osobowe pracowników zwolnionych układa się na regale magazynowym według
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "kolejności sygnatury archiwalnej" jest prawidłowa, ponieważ akta osobowe pracowników zwolnionych powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich łatwe odnalezienie i identyfikację. Sygnatura archiwalna to unikalny identyfikator przypisany do zbioru dokumentów, który pozwala na ich jednoznaczne zidentyfikowanie w archiwum. Przykładowo, stosując kolejność sygnatur, pracownicy zajmujący się archiwizacją mogą szybko lokalizować potrzebne akta, co jest niezbędne w sytuacjach, gdy konieczne jest przeprowadzenie analizy, audytu lub innego rodzaju przeglądów. W wielu organizacjach, zwłaszcza tych działających w sektorze publicznym, istnieją ściśle określone procedury dotyczące archiwizacji dokumentów, z uwzględnieniem standardów ISO 15489 dotyczących zarządzania dokumentacją archiwalną. Przechowywanie akt według sygnatury archiwalnej wspiera również dobry porządek w dokumentacji oraz umożliwia przestrzeganie przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych.
Rozpatrując inne dostępne odpowiedzi, można zauważyć, że układanie akt osobowych według daty rocznej zakończenia lub rozpoczęcia stosunku pracy nie jest zalecane w praktykach archiwizacyjnych. Chociaż może się wydawać, że takie podejście sprzyja porządkowi, w rzeczywistości opiera się na niewłaściwej logice. Daty te są zmienne i w przypadku pracowników, którzy mieli różne okresy zatrudnienia, ich uporządkowanie według daty mogłoby prowadzić do chaosu i trudności w lokalizacji dokumentów. Kolejność sygnatury archiwalnej jest znacznie bardziej stabilnym i praktycznym podejściem. Również, klasyfikowanie akt na podstawie nazwy komórki organizacyjnej, która przekazała akta, może być mylące. W miarę jak organizacje się zmieniają, a struktura organizacyjna ewoluuje, takie podejście może prowadzić do problemów z identyfikacją i lokalizowaniem dokumentów, które są kluczowe z punktu widzenia zarządzania dokumentacją. Umożliwia to również łatwe i szybkie przeprowadzanie audytów oraz dostęp do informacji w przypadkach prawnych. Ostatecznie, aby skutecznie zarządzać dokumentacją kadrową, należy stosować zharmonizowane i ustalone standardy, które zapewnią spójność, przejrzystość oraz efektywność w procesie archiwizacji.