Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Archiwum zakładowe powstaje w tej jednostce organizacyjnej, która produkuje
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Archiwum zakładowe jest jednostką organizacyjną odpowiedzialną za gromadzenie, przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów, które są uznawane za materiały archiwalne. Materiały archiwalne, klasyfikowane jako kategoria A, to dokumenty, które mają długotrwałe znaczenie dla działalności danej jednostki. Wytwarzane są głównie w wyniku działalności operacyjnej, projektowej lub badawczej i są niezbędne do zachowania ciągłości informacji, ochrony prawnych i historycznych wartości. Przykładami takich dokumentów są akty notarialne, umowy, protokoły posiedzeń oraz inne dokumenty o znaczeniu historycznym lub prawnym. Standardy archiwizacji, jak ISO 15489, podkreślają znaczenie odpowiedniego zarządzania dokumentami i wskazują, że archiwa powinny być tworzone tam, gdzie dokumenty są tworzone, co w praktyce oznacza, że archiwum zakładowe powinno być częścią struktury organizacyjnej jednostki wytwarzającej te dokumenty. Dobre praktyki archiwizacji podkreślają również konieczność regularnej oceny wartości dokumentów oraz ich klasyfikacji, co pozwala na skuteczne zarządzanie zasobami archiwalnymi.
Niepoprawne odpowiedzi wskazują na zrozumienie tematu archiwizacji, ale pomijają kluczowe aspekty związane z definicją materiałów archiwalnych. Na przykład, dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) odnosi się do dokumentów, które mają krótki okres przechowywania i nie są uznawane za istotne w kontekście długoterminowego przechowywania. W związku z tym, tworzenie archiwum zakładowego w oparciu o dokumenty tej kategorii nie jest zgodne z definicją głównych zadań archiwum, które polega na ochronie i przechowywaniu dokumentów o wartości historycznej i prawnej. Z kolei dokumentacja księgowa, choć istotna w działalności finansowej firmy, również nie jest klasyfikowana jako materiały archiwalne, ponieważ jej przechowywanie jest regulowane przez przepisy prawa, które określają jedynie czas, przez jaki takie dokumenty muszą być przechowywane, a nie ich wartość archiwalną. Ostatnia odpowiedź dotycząca dokumentacji audiowizualnej również nie odnosi się bezpośrednio do funkcji archiwum zakładowego, które ma na celu gromadzenie dokumentów o długoterminowej wartości. Typowym błędem myślowym w tym przypadku jest zrozumienie archiwum jako miejsca przechowywania wszystkich rodzajów dokumentów, zamiast jako jednostki zajmującej się wyłącznie dokumentami archiwalnymi, które spełniają określone kryteria wartości.