Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Usunięcie dokumentacji kategorii Bc następuje na podstawie zgody
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź, że brakowania dokumentacji kategorii Bc dokonuje się na podstawie zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, jest prawidłowa. Zgodnie z przepisami prawa, szczególnie Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, to archiwa państwowe pełnią kluczową rolę w zarządzaniu i nadzorze nad dokumentacją. Dyrektor właściwego archiwum państwowego ma kompetencje do zatwierdzania brakowania dokumentów, co zabezpiecza integralność i zgodność z przepisami prawa. Przykładem zastosowania tej procedury może być sytuacja, w której organizacja planuje usunięcie przestarzałych dokumentów, które nie są już potrzebne. W takim przypadku należy przedstawić odpowiednią dokumentację i uzyskać zgodę dyrektora archiwum, co zapewnia, że nie zostaną przypadkowo zniszczone dokumenty o znaczeniu historycznym lub prawnym. Taka praktyka jest zgodna z dobrymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją, które kładą duży nacisk na transparentność i odpowiedzialność.
Wybór innych odpowiedzi, takich jak zgoda kierownika komórki, która wytworzyła dokumentację, kierownika archiwum zakładowego, czy dyrektora jednostki organizacyjnej, wskazuje na niepełne zrozumienie procesu brakowania dokumentacji. Kierownik komórki, mimo że zna kontekst i zawartość dokumentacji, nie ma uprawnień do decydowania o trwałym usunięciu dokumentów. Takie decyzje wymagają nadzoru zewnętrznego, aby zapewnić, że zachowane zostaną wszelkie wymagane standardy prawne oraz, że nie zostaną usunięte dokumenty, które mogą mieć znaczenie historyczne lub dowodowe. Zgoda kierownika archiwum zakładowego, chociaż może być wartościowa, nie wystarcza, ponieważ archiwa zakładowe nie mają pełnej jurysdykcji w kwestii brakowania dokumentów, które powinny być zgodne z regulacjami państwowymi. Dyrektor jednostki organizacyjnej również nie jest właściwym organem do podejmowania takich decyzji, gdyż może być zainteresowany tylko w kontekście operacyjnym jednostki, a nie w aspektach ochrony archiwalnej. Ostatecznie, zrozumienie roli dyrektora właściwego archiwum państwowego w procesie brakowania jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa i dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją.