Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przeprowadza się na podstawie wniosku
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest kluczowym procesem w zarządzaniu dokumentacją, który ma na celu usunięcie materiałów, które nie mają już wartości administracyjnej ani historycznej. Prawidłowa odpowiedź wskazuje, że to kierownik jednostki składa wniosek o brakowanie, ale musi uzyskać uprzednią zgodę dyrektora właściwego archiwum państwowego. Taki proces zapewnia, że przed zniszczeniem dokumentów przeprowadzona zostaje ocena, która ma na celu wykluczenie materiałów archiwalnych, czyli takich, które mogą mieć wartość historyczną lub informacyjną w przyszłości. Przykładem praktycznego zastosowania tego przepisu może być sytuacja, w której firma kończy projekt i chce zniszczyć dokumenty projektowe. Kierownik jednostki powinien najpierw przygotować odpowiednią dokumentację, a następnie uzyskać zgodę archiwum, co pozwoli na zgodne z prawem przeprowadzenie wszelkich działań związanych z brakowaniem. Taki proces pomaga w minimalizacji ryzyka prawnego oraz w zapewnieniu zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych oraz archiwizacji dokumentów, co jest istotnym elementem dobrych praktyk w zarządzaniu informacją.
Błędne odpowiedzi wskazują na niepoprawne podejście do procedury brakowania dokumentacji. W przypadku wskazania kierownika komórki organizacyjnej, należy zauważyć, że taka osoba może nie mieć wystarczającej władzy decyzyjnej w kontekście poziomu całej jednostki. W hierarchii organizacyjnej odpowiedzialność za takie decyzje spoczywa właśnie na kierowniku jednostki, który ma pełniejszy wgląd w całość dokumentacji i jej wartości. Ponadto, w przypadku zgłoszenia przez dyrektora jednostki nadrzędnej, często nie jest on odpowiednio zaznajomiony z dokumentacją konkretnej jednostki, co może prowadzić do zniszczenia materiałów, które mogłyby okazać się istotne w przyszłości. Dodatkowo, wspomniana odpowiedź dotycząca dyrektora archiwum państwowego, który miałby zawiadomić o obowiązku brakowania, nie tylko błędnie interpretuje rolę dyrektora archiwum, ale także zrywa z zasadą aktywnego zarządzania dokumentacją na poziomie jednostki. Takie podejście może prowadzić do opóźnień w procesie oraz zmniejszenia odpowiedzialności jednostek za własne dokumenty. Warto pamiętać, że proces brakowania dokumentacji powinien być dobrze udokumentowany oraz dostosowany do wymagań prawnych, co z kolei wymaga zaangażowania osób odpowiedzialnych na każdym poziomie organizacyjnym.