Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Brakowanie dokumentacji, która nie jest archiwalna, spowodowane regularnym typowaniem dokumentów przeznaczonych do usunięcia, rozpoczyna
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Brakowanie dokumentów, które już nam nie są potrzebne, to ważna sprawa. Archiwum zakładowe zajmuje się przechowywaniem i zarządzaniem dokumentami, które stworzyła nasza jednostka. Zgodnie z przepisami, te dokumenty, które straciły wartość, powinny być regularnie usuwane. Dzięki temu nie zbieramy niepotrzebnych papierów, a zarządzanie informacjami staje się prostsze. W praktyce to kierownicy przeglądają dokumenty i wybierają te, które można zlikwidować, a potem informują archiwum. Dobrze jest też prowadzić ewidencję dokumentów poddawanych brakowaniu, to pozwala na kontrolowanie całego procesu i trzymanie się przepisów.
Zrozumienie tego, jak różne instytucje działają w temacie zarządzania dokumentacją, jest naprawdę istotne, żeby brakowanie odbywało się prawidłowo. Archiwum państwowe gromadzi dokumenty ważne dla kraju, ale nie zajmuje się brakowaniem tych, które nie są archiwalne w konkretnych jednostkach. Z tego powodu często mylimy archiwum państwowe z zakładowym, co prowadzi do błędów w myśleniu o tym, kto odpowiada za brakowanie. Wydaje mi się, że kierownik jednostki powinien znać wytyczne dotyczące brakowania, ale nie to on zaczyna cały proces. Dyrektor ma nadzór nad dokumentami w swojej jednostce, ale sam proces brakowania to techniczna robota, która wymaga znajomości szczegółowych zasad. Trzeba pamiętać, że brakowanie to złożona sprawa, która nie powinna odbywać się chaotycznie; odpowiednie procedury są kluczowe, żeby wszystko było zgodne z prawem.