Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wielu może błędnie sądzić, że zniszczenie dokumentacji zbędnej jest podstawowym zadaniem archiwisty podczas porządkowania dokumentacji. Choć eliminacja niepotrzebnych dokumentów jest częścią procesu archiwizacji, nie jest to podstawowe zadanie. Najpierw należy bowiem dokładnie ustalić, do których zespołów archiwalnych dokumenty należą. Dopiero po tej klasyfikacji można przystąpić do selekcji i ewentualnego niszczenia materiałów, które nie mają wartości archiwalnej. Kolejnym nieporozumieniem jest przekonanie, że skanowanie wszystkich dokumentów do formatu cyfrowego to główne zadanie archiwisty. Choć digitalizacja jest ważnym aspektem nowoczesnego zarządzania dokumentacją, nie jest ona podstawowym celem porządkowania. Proces digitalizacji jest często stosowany dla ułatwienia dostępu do dokumentów i ich długoterminowej ochrony, ale powinien być poprzedzony ich odpowiednią klasyfikacją i ustaleniem wartości archiwalnej. Ostatecznie, zachowanie istniejącego nieporządku dla autentyczności jest błędnym podejściem. Choć autentyczność dokumentów jest niezwykle istotna, nie oznacza to, że mają one pozostać w chaosie. Wręcz przeciwnie, uporządkowane archiwum umożliwia lepszą kontrolę nad autentycznością i integralnością dokumentacji. Archiwista musi zatem dążyć do zachowania oryginalnego układu dokumentów w kontekście ich historycznego i administracyjnego znaczenia, jednocześnie zapewniając ich dostępność i użyteczność dla przyszłych pokoleń.