Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Księga inwentarzowa, rejestr dokumentacji oraz wykaz projektów to dokumenty, które pełnią różne funkcje w kontekście zarządzania dokumentacją, ale nie są podstawowym narzędziem do ewidencji dokumentacji technicznej w archiwum zakładowym. Księga inwentarzowa jest narzędziem do ewidencji majątku trwałego, a nie dokumentacji technicznej. Jej głównym celem jest zarejestrowanie wartościowych przedmiotów, co nie ma bezpośredniego związku z archiwizacją dokumentacji projektowej. Rejestr dokumentacji, choć istotny, z reguły dotyczy ogólnego zbioru dokumentów, a nie szczegółowego przekazania i stanu specyficznych materiałów technicznych. Wykaz projektów z kolei skupia się na projektach w kontekście ich realizacji i zarządzania nimi, a nie na ich formalnym przekazaniu do archiwum. Kluczowym błędem myślowym w analizie tych odpowiedzi jest mylenie funkcji dokumentów. Niezrozumienie, że tylko spis zdawczo-odbiorczy zawiera szczegółowe informacje dotyczące przekazywania i stanu dokumentacji, prowadzi do wyboru niewłaściwych odpowiedzi. W kontekście standardów archiwizacji, kluczowe jest zrozumienie, że każdy dokument pełni swoją specyficzną rolę w systemie zarządzania dokumentacją, co powinno być podstawą do ich prawidłowego użycia w praktyce.