Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Termin końcowy umieszczany w opisie teczki to data
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Poprawna odpowiedź odnosi się do definicji daty krańcowej umieszczanej w opisie teczki aktowej, która jest określona jako najwcześniejszy i najpóźniejszy dokument w danej teczce. Ta data odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją, ponieważ pozwala na efektywne klasyfikowanie akt oraz ich archiwizowanie. Przykładowo, w praktyce archiwalnej, jeśli w teczce znajdują się dokumenty z roku 2020 oraz z roku 2023, data krańcowa będzie wskazywać na okres od 2020 do 2023. Takie podejście umożliwia archiwistom lepsze zrozumienie zakresu czasowego dokumentów i ułatwia dalsze zarządzanie nimi, w tym ich ewentualne brakowanie czy udostępnianie. Dobrą praktyką w archiwistyce jest stosowanie dat krańcowych do tworzenia spisów akt, co zwiększa przejrzystość oraz ułatwia późniejsze przeszukiwanie zbiorów. Wiedza ta jest zgodna z normami ISO 15489, dotyczącymi zarządzania dokumentacją.
Przy rozważaniu niepoprawnych odpowiedzi, należy zwrócić uwagę na to, że większość z nich koncentruje się na aspektach, które nie odpowiadają rzeczywistej definicji daty krańcowej w kontekście akt. Na przykład, pierwsze podejście sugeruje, że datą krańcową jest data pierwszego udostępnienia dokumentów w archiwum zakładowym, co wprowadza w błąd, ponieważ ta data odnosi się wyłącznie do momentu udostępnienia, a nie do zakresu dokumentów. Kolejna odpowiedź, dotycząca daty przekazania dokumentów na brakowanie, także myli pojęcia, ponieważ data brakowania ma zupełnie inny kontekst i nie określa daty krańcowej teczki. Odpowiedź sugerująca termin przekazania materiałów do archiwum zakładowego zawęża spojrzenie na proces archiwizacji do jednego aspektu, ignorując inne, istotne informacje, które powinny być uwzględnione w opisie teczki. Często pojawiającym się błędem jest mylenie różnych terminów związanych z dokumentacją, co prowadzi do niepoprawnych wniosków. Właściwe rozumienie dat krańcowych jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją oraz zgodności z normami archiwizacji, co jest istotne w kontekście przechowywania, przetwarzania i udostępniania informacji.