Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Datą graniczną, która jest umieszczana w opisie teczki, jest data
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Poprawna odpowiedź odnosi się do najpóźniejszego dokumentu w danej teczce aktowej, co jest kluczowym elementem zarządzania dokumentacją w archiwistyce. W praktyce oznacza to, że teczka aktowa powinna być opisana w sposób, który odzwierciedla ostatnie wydarzenie lub dokument, który został do niej dodany. Dzięki temu możliwe jest szybkie zidentyfikowanie, do jakiego okresu odnosi się dokumentacja oraz jakie informacje są w niej zawarte. W kontekście standardów archiwalnych, na przykład w Polsce, istotne jest, aby daty były precyzyjnie określone w celu zapewnienia odpowiedniego porządku w archiwum oraz umożliwienia skutecznej ewidencji. Przykładowo, w przypadku dokumentacji dotyczącej projektów badawczych, data najpóźniejszego dokumentu może wskazywać na zakończenie projektu lub jego aktualny status. Taki systematyczny sposób dokumentacji jest zgodny z dobrymi praktykami branżowymi, które zalecają stworzenie przejrzystych i jednoznacznych systemów archiwizacji.
W kontekście zarządzania dokumentami, każda z niepoprawnych odpowiedzi wskazuje na różne aspekty, które nie są zgodne z najlepszymi praktykami archiwalnymi. Na przykład, datą przekazania materiałów do archiwum państwowego nie można określić daty skrajnej teczki aktowej, ponieważ nie odzwierciedla ona ostatniego dokumentu, a jedynie moment, w którym dokumenty zostały przekazane do innej instytucji. Takie podejście może prowadzić do zamieszania, szczególnie gdy dokumentacja jest intensywnie użytkowana przed przekazaniem. Również, pierwsze wypożyczenie dokumentów z archiwum zakładowego nie powinno być traktowane jako data skrajna, ponieważ nie odnosi się do zawartości teczki, lecz do czynności związanej z jej udostępnieniem. W kontekście archiwizacji, istotne jest, aby każda teczka była opisana w sposób, który koncentruje się na jej treści i aktualności. Z kolei przekazanie dokumentów do kancelarii również nie powinno być uznawane za datę skrajną, gdyż to bardziej odnosi się do obiegu dokumentów wewnętrznych, a nie do ich stanu w archiwum. Takie pomyłki wynikają często z braku zrozumienia funkcji i znaczenia dat w kontekście dokumentacji i archiwizacji, co podkreśla konieczność szkolenia i przeszkalania w obszarze zarządzania dokumentami.