Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

W kontekście zarządzania dokumentami, każda z niepoprawnych odpowiedzi wskazuje na różne aspekty, które nie są zgodne z najlepszymi praktykami archiwalnymi. Na przykład, datą przekazania materiałów do archiwum państwowego nie można określić daty skrajnej teczki aktowej, ponieważ nie odzwierciedla ona ostatniego dokumentu, a jedynie moment, w którym dokumenty zostały przekazane do innej instytucji. Takie podejście może prowadzić do zamieszania, szczególnie gdy dokumentacja jest intensywnie użytkowana przed przekazaniem. Również, pierwsze wypożyczenie dokumentów z archiwum zakładowego nie powinno być traktowane jako data skrajna, ponieważ nie odnosi się do zawartości teczki, lecz do czynności związanej z jej udostępnieniem. W kontekście archiwizacji, istotne jest, aby każda teczka była opisana w sposób, który koncentruje się na jej treści i aktualności. Z kolei przekazanie dokumentów do kancelarii również nie powinno być uznawane za datę skrajną, gdyż to bardziej odnosi się do obiegu dokumentów wewnętrznych, a nie do ich stanu w archiwum. Takie pomyłki wynikają często z braku zrozumienia funkcji i znaczenia dat w kontekście dokumentacji i archiwizacji, co podkreśla konieczność szkolenia i przeszkalania w obszarze zarządzania dokumentami.