Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wszystkie przedstawione odpowiedzi, które sugerują różne podejścia do zarządzania dokumentacją niearchiwalną przed uzyskaniem zgody na jej wybrakowanie, są błędne i mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych oraz organizacyjnych. Ostateczne podejście do dokumentacji powinno opierać się na obowiązujących normach oraz regulacjach, które wymagają, aby dokumenty były przechowywane w określonym miejscu do momentu podjęcia decyzji o ich dalszym losie. Sugerowanie, że dokumentacja może być wymieszana, jest niewłaściwe, ponieważ wprowadza chaos i utrudnia dalsze zarządzanie informacjami. Każda dokumentacja, nawet ta, która może wydawać się niepotrzebna, musi być traktowana z należytym szacunkiem i w zgodzie z procedurami. Niszcząc dokumenty sukcesywnie, można narazić organizację na utratę ważnych informacji, które mogą być potrzebne do ewentualnych audytów czy postępowań prawnych. Natomiast przygotowanie ich do wywiezienia przed uzyskaniem zgody jest niezgodne z przepisami, ponieważ wprowadza ryzyko nieautoryzowanego usunięcia danych. Wmieszanie dokumentacji, ich niszczenie czy wywiezienie przed ukończeniem procedury wybrakowania to typowe błędy w myśleniu o zarządzaniu dokumentami, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji związanych z przestrzeganiem przepisów prawa oraz wewnętrznych polityk organizacyjnych. Takie postawy mogą również wpłynąć negatywnie na reputację organizacji oraz zaufanie interesariuszy.