Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Do jakiego archiwum powinna zwrócić się Kancelaria Prezesa Rady Ministrów o zgodę na usunięcie dokumentacji niearchiwalnej, której czas przechowywania już minął?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Archiwum Akt Nowych w Warszawie jest odpowiednim miejscem, do którego powinno zostać skierowane archiwum zakładowe Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w celu uzyskania zgody na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął. Zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, jednostki organizacyjne publiczne, w tym ministerstwa, mają obowiązek zarządzania dokumentacją zgodnie z zasadami archiwizacji. Archiwum Akt Nowych zajmuje się przechowywaniem i udostępnianiem dokumentacji, która nie jest już potrzebna do bieżącej działalności, ale ma wartość historyczną. Przykładem mogą być dokumenty dotyczące wcześniejszych działań rządu, które mogą być cennym źródłem wiedzy dla przyszłych pokoleń. Proces wybrakowania dokumentacji powinien być zgodny z wytycznymi archiwalnymi, aby zapewnić prawidłowe postępowanie z dokumentami, w tym ich właściwe zniszczenie zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych oraz ochrony informacji niejawnych.
Wybór Narodowego Archiwum Cyfrowego, Archiwum Państwowego w Warszawie lub Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji jako miejsca, do którego powinno zostać skierowane archiwum zakładowe Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w celu uzyskania zgody na wybrakowanie dokumentacji, jest błędny z kilku powodów. Narodowe Archiwum Cyfrowe, jako instytucja skupiająca się na digitalizacji i udostępnianiu zasobów archiwalnych, nie pełni roli odpowiedzialnej za akceptację wniosków o wybrakowanie dokumentów. Archiwum Państwowe w Warszawie, mimo iż może zajmować się dokumentami archiwalnymi, również nie jest właściwe dla procedur związanych z wybrakowaniem dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął. Podobnie, Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji ma swoje specyficzne zadania związane z dokumentacją tego ministerstwa, a nie z procesami archiwizacji i wybrakowania dokumentów w ogóle. Błędne podejście do tego zagadnienia wynika z braku zrozumienia funkcji poszczególnych archiwów oraz ich zakresu kompetencji. Ważne jest, aby każda instytucja miała świadomość, że prawidłowe zarządzanie dokumentacją wymaga znajomości odpowiednich regulacji oraz dobrych praktyk archiwalnych, co z kolei przyczynia się do efektywności pracy oraz ochrony cennych zasobów informacji.