Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kategorie: Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji Obieg i ewidencja dokumentów Brakowanie i przekazywanie dokumentacji
Do której czynności należy zastosować przedstawiony formularz?
| Nr spisu | Data przyjęcia akt | Nazwa komórki przekazującej akta | Liczba | Uwagi | |
|---|---|---|---|---|---|
| poz. spisu | teczek | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Formularz przedstawiony na zdjęciu jest klasycznym przykładem spisu zdawczo-odbiorczego, który odgrywa kluczową rolę w procesie ewidencjonowania dokumentów. Jego struktura, składająca się z takich elementów jak 'Data przejęcia akt', 'Nazwa komórki przekazującej akta' oraz 'Liczba poz. spisu', jest zgodna z obowiązującymi standardami organizacyjnymi w zakresie zarządzania dokumentacją. Spis zdawczo-odbiorczy jest istotnym narzędziem umożliwiającym śledzenie przepływu dokumentów oraz zapewniającym transparentność i odpowiedzialność w obiegu akt. Zaletą stosowania takiego formularza jest możliwość łatwego odtworzenia historii przekazywania akt, co jest niezwykle ważne w kontekście audytów wewnętrznych i kontroli zgodności z przepisami. Dobrą praktyką jest archiwizacja takich spisów, co może wspierać przyszłe działania związane z zarządzaniem informacją oraz ułatwiać odnalezienie dokumentów w przypadku potrzeby ich ponownego użycia.