Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kategorie: Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji Digitalizacja i dokumentacja elektroniczna
Do przechowywania dokumentacji elektronicznej w archiwum zaleca się użycie
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Użycie dedykowanego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) to najlepsze podejście do przechowywania dokumentacji elektronicznej w archiwach. Systemy EZD są zaprojektowane z myślą o zarządzaniu dokumentacją w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami oraz efektywny. Oferują one funkcje, takie jak śledzenie zmian, automatyczne tworzenie kopii zapasowych oraz zaawansowane opcje wyszukiwania i indeksowania dokumentów. Dzięki temu można skutecznie zarządzać dużymi ilościami danych bez ryzyka ich utraty lub nieuprawnionego dostępu. Systemy te często są zgodne z normami ISO dotyczącymi zarządzania dokumentacją, co zwiększa ich wiarygodność i bezpieczeństwo. W praktyce oznacza to, że instytucje korzystające z EZD mogą łatwiej spełniać wymogi dotyczące przechowywania i ochrony danych, co jest kluczowe w kontekście ochrony informacji i zgodności z regulacjami prawnymi. Moim zdaniem, korzystanie z takich systemów to nie tylko dobra praktyka, ale wręcz konieczność w nowoczesnym zarządzaniu dokumentacją.