Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Nieprawidłowe odpowiedzi wskazują na zrozumienie hierarchii i odpowiedzialności w zakresie zarządzania dokumentacją, które mogą być nieprecyzyjne. Pracownik archiwum zakładowego, na przykład, jest zazwyczaj odpowiedzialny za przechowywanie i konserwację dokumentów, ale nie ma kompetencji do decydowania o ich udostępnieniu. To jest kluczowe, ponieważ dokumenty mogą zawierać informacje, które są chronione przez przepisy o ochronie danych osobowych i inne regulacje prawne. Kierownik komórki organizacyjnej również nie ma pełnego zakresu uprawnień, by podejmować decyzje o udostępnieniu dokumentów organizacyjnych osobom spoza jednostki. Tego typu decyzje wymagają szerszej perspektywy, którą zapewnia kierownik jednostki organizacyjnej, który rozumie wszystkie implikacje prawne i organizacyjne. Dyrektor archiwum państwowego, mimo że jest osobą o wysokim statusie, nie ma bezpośredniego wpływu na decyzje dotyczące specyficznych jednostek organizacyjnych. Często spotykanym błędem jest zakładanie, że uprawnienia do udostępniania dokumentacji mogą być dzielone lub przekazywane na różne szczeble zarządzania, co prowadzi do niejasności i potencjalnych naruszeń polityki ochrony danych. Dlatego kluczowe jest, aby każdy pracownik rozumiał, jakie są właściwe procedury i kto rzeczywiście ma odpowiednie kompetencje w zakresie udostępniania informacji w organizacji.