Poprawna odpowiedź to przejmowanie akt z komórek organizacyjnych danego zakładu pracy. W kontekście archiwum zakładowego, ta funkcja jest kluczowa, ponieważ archiwum pełni rolę centralnego punktu gromadzenia, przechowywania i zarządzania dokumentacją w organizacji. Przekazywanie akt z różnych działów do archiwum jest istotne dla zapewnienia integralności i dostępności informacji. Zgodnie z normą ISO 15489, która dotyczy zarządzania dokumentacją, każda organizacja powinna mieć ustalone zasady dotyczące klasyfikacji, przechowywania oraz przekazywania dokumentów do archiwum. W praktyce, proces ten może obejmować opracowanie procedur, które określają, jakie dokumenty należy archiwizować oraz w jaki sposób powinny być one przekazywane. Na przykład, po zakończeniu projektów, akt przekazywanych do archiwum powinien być odpowiednio opisany i zorganizowany, co ułatwia późniejsze odnalezienie i wykorzystanie informacji. W ten sposób archiwum zakładowe wspiera organizację w zarządzaniu wiedzą i pamięcią instytucjonalną.
Odpowiedzi, które wskazują na inne funkcje archiwum zakładowego, ukazują pewne nieporozumienia dotyczące jego roli. Wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji jest zadaniem, które może być związane z archiwizacją, ale nie jest kluczowym obowiązkiem archiwum zakładowego. Brakowanie dokumentacji, której czas przechowywania upłynął, wymaga przestrzegania ściśle określonych procedur, które powinny być opracowane przez archiwum w zgodzie z przepisami prawa i politykami organizacyjnymi. Przeprowadzanie szkoleń z zakresu biurowości również nie należy do podstawowych zadań archiwum. Choć archiwum może uczestniczyć w szkoleniach dotyczących zarządzania dokumentacją, to nie jest jego główna rola. Zdejmowanie klauzul tajności z dokumentacji jest procesem, który zazwyczaj wymaga interwencji wyższych organów i jest regulowany przez przepisy dotyczące ochrony informacji. Archiwa zakładowe powinny koncentrować się na systematycznym gromadzeniu, przechowywaniu oraz udostępnianiu dokumentów, a nie na działaniach związanych z bezpieczeństwem i tajnością. Niewłaściwe zrozumienie tych funkcji może prowadzić do nieefektywnego zarządzania dokumentacją, co negatywnie wpływa na organizację oraz jej zdolność do efektywnego funkcjonowania.