Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Jakie zadania wykonuje archiwum zakładowe?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Dobrze, że wybrałeś odpowiedź o przejmowaniu akt z różnych działów w zakładzie pracy. To naprawdę ważna rola archiwum zakładowego, bo ono jest jak taka centralna baza, gdzie zbiera się i przechowuje wszystkie dokumenty. Jakieś dokumenty z różnych działów muszą trafić do archiwum, żeby wszystko było uporządkowane i dostępne. Z tego, co pamiętam, według normy ISO 15489 każda organizacja powinna mieć ustalone zasady dotyczące tego, co i jak archiwizować. W praktyce to znaczy, że trzeba mieć jakieś procedury, które mówią, co powinno trafić do archiwum i jak to ogarnąć. Na przykład, po końcu projektów ważne jest, żeby akta były odpowiednio opisane i uporządkowane, żeby łatwo je potem było znaleźć. Dzięki temu archiwum wspiera organizację w zarządzaniu wiedzą i pamięcią instytucjonalną, co jest mega istotne.
No cóż, widzę, że wybrałeś odpowiedź, która nie do końca trafia w sedno sprawy. Inne funkcje archiwum, o których wspomniałeś, wskazują na pewne nieporozumienia. Na przykład, wydawanie zgody na brakowanie dokumentów rzeczywiście może być związane z archiwizacją, ale to nie jest główne zadanie archiwum. Zgodnie z przepisami, brakowanie dokumentów wymaga przestrzegania konkretnych procedur, które archiwum powinno sobie ustalić. A te szkolenia z zakresu biurowości? No, archiwum może brać w nich udział, ale to nie jest ich zasadnicza rola. Zdzieranie klauzul tajności to już inna bajka, bo to zwykle wymaga zgody wyższych instytucji. Archiwa powinny skupić się na zbieraniu, przechowywaniu i udostępnianiu dokumentów, a nie na kwestiach dotyczących bezpieczeństwa. Niezrozumienie tych funkcji może prowadzić do chaosu w zarządzaniu dokumentacją i mieć negatywny wpływ na całą organizację.