Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Przekazanie dokumentacji do sukcesora może wydawać się na pierwszy rzut oka zrozumiałe, jednak nie jest zgodne z zasadami archiwizacji. Sukcesorzy, nawet jeśli są to nowe podmioty, nie zawsze są odpowiednio wyposażeni w narzędzia i wiedzę do właściwego zarządzania archiwum. Dokumentacja, która jest archiwizowana, wymaga starannego nadzoru oraz przestrzegania konkretnych norm, które zapewniają jej zachowanie w odpowiednich warunkach. Kolejną koncepcją, która wydaje się atrakcyjna, jest przekazanie dokumentacji na brakowanie. Brakowanie oznacza zniszczenie lub usunięcie dokumentów, co w przypadku ważnej dokumentacji kategorii A byłoby nieodpowiedzialne i sprzeczne z obowiązującymi przepisami. Właściwa archiwizacja ma na celu nie tylko ochronę dokumentów, ale również ich dostępność w przyszłości. Przekazywanie dokumentacji do prywatnych firm zajmujących się przechowalnictwem dokumentacji również może prowadzić do niezgodności z przepisami, bowiem nie wszystkie z tych firm są w stanie zapewnić odpowiednie warunki przechowywania oraz ochrony danych osobowych czy informacji wrażliwych. Należy pamiętać, że każde z tych podejść może skutkować utratą cennych informacji oraz naruszeniem prawa, a właściwe praktyki archiwizacyjne wymagają zawsze stosowania przewidzianych procedur, które gwarantują długotrwałe i odpowiedzialne zarządzanie dokumentacją.