Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Umieszczanie dokumentów w foliowych koszulkach, tekturowych segregatorach czy skoroszytach zawieszkowych może wydawać się na pierwszy rzut oka praktyczne, jednak w kontekście archiwizacji zakładowej, takie metody mają istotne wady. Foliowe koszulki, choć chronią dokumenty przed kurzem i zabrudzeniami, nie zapewniają wystarczającego wsparcia w organizacji dokumentów. Dokumenty mogą się przesuwać, co prowadzi do chaosu w archiwum oraz utrudnia szybkie znalezienie potrzebnych informacji. Tekturowe segregatory, mimo że są bardziej stabilne, często nie gwarantują odpowiedniej ochrony przed uszkodzeniami mechanicznymi oraz nie są idealne do długotrwałego przechowywania, ponieważ mogą ulegać deformacjom. Z kolei skoroszyty zawieszkowe, mimo swej funkcjonalności, mogą nie spełniać wymagań związanych z trwałością i ochroną dokumentów, co w dłuższym okresie prowadzi do ich degradacji. Warto zauważyć, że archiwizacja to nie tylko przechowywanie dokumentów, ale również zapewnienie ich integralności i dostępności w przyszłości. Dlatego teczki wiązane, zapewniające lepsze wsparcie przy organizacji dokumentacji, są kluczem do skutecznego zarządzania archiwum. Zastosowanie niewłaściwych metod archiwizacji może powodować typowe błędy myślowe, takie jak założenie, że każda metoda przechowywania jest równoznaczna z bezpieczeństwem i dostępnością dokumentów, co w praktyce okazać się może mylne.