Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Dokumenty wewnątrz akt kategorii A powinny być uporządkowane
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "w kolejności spraw, a w obrębie danej sprawy chronologicznie" jest poprawna, ponieważ zgodnie z najlepszymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją, teczki aktowe kategorii A powinny być uporządkowane w sposób, który ułatwia dostęp do informacji i ich przetwarzanie. Ułożenie dokumentów w kolejności spraw zapewnia jasną strukturę, co pozwala na łatwe odnalezienie konkretnej sprawy oraz wszystkich związanych z nią dokumentów. Chronologia w obrębie danej sprawy jest kluczowa, ponieważ umożliwia śledzenie rozwoju wydarzeń oraz historycznego kontekstu danej sprawy. Przykładem może być teczka dotycząca projektu budowlanego, w której dokumenty powinny być ułożone najpierw według poszczególnych etapów projektu, a następnie w kolejności czasowej, co pozwala na łatwe zrozumienie postępu prac. Takie podejście jest zgodne z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją oraz z wytycznymi archiwalnymi, które rekomendują systematyczność i przejrzystość w organizacji dokumentów.
Odpowiedzi sugerujące inne metody porządkowania dokumentów w teczkach aktowych są oparte na błędnych założeniach dotyczących efektywności i przejrzystości zarządzania dokumentacją. Ułożenie dokumentów "chronologicznie w obrębie całej teczki" może prowadzić do zamieszania, zwłaszcza gdy teczka zawiera różne sprawy; taki sposób organizacji nie pozwala na szybkie odnalezienie wszystkich dokumentów dotyczących konkretnej sprawy. Z kolei sortowanie "datami, od najstarszego do najnowszego" zaburza kontekst i porządek spraw, co jest szczególnie istotne w sytuacjach, gdzie chronologia wydarzeń ma kluczowe znaczenie, jak w przypadku postępowań sądowych. Zastosowanie porządku według "formatów" jest jeszcze mniej praktyczne, ponieważ różnorodność dokumentów w danej teczce nie odnosi się do ich rozmiaru, a raczej do treści i związku z konkretną sprawą. Takie podejścia nie tylko komplikują proces wyszukiwania, ale także mogą prowadzić do poważnych błędów w interpretacji dokumentów. Kluczowym błędem jest więc dążenie do uproszczenia poprzez zastosowanie niewłaściwych kryteriów. Właściwe zarządzanie dokumentacją wymaga jasnej hierarchii i logicznej struktury, które sprzyjają efektywnemu procesowi przetwarzania informacji.