Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Odpowiedzi sugerujące inne metody porządkowania dokumentów w teczkach aktowych są oparte na błędnych założeniach dotyczących efektywności i przejrzystości zarządzania dokumentacją. Ułożenie dokumentów "chronologicznie w obrębie całej teczki" może prowadzić do zamieszania, zwłaszcza gdy teczka zawiera różne sprawy; taki sposób organizacji nie pozwala na szybkie odnalezienie wszystkich dokumentów dotyczących konkretnej sprawy. Z kolei sortowanie "datami, od najstarszego do najnowszego" zaburza kontekst i porządek spraw, co jest szczególnie istotne w sytuacjach, gdzie chronologia wydarzeń ma kluczowe znaczenie, jak w przypadku postępowań sądowych. Zastosowanie porządku według "formatów" jest jeszcze mniej praktyczne, ponieważ różnorodność dokumentów w danej teczce nie odnosi się do ich rozmiaru, a raczej do treści i związku z konkretną sprawą. Takie podejścia nie tylko komplikują proces wyszukiwania, ale także mogą prowadzić do poważnych błędów w interpretacji dokumentów. Kluczowym błędem jest więc dążenie do uproszczenia poprzez zastosowanie niewłaściwych kryteriów. Właściwe zarządzanie dokumentacją wymaga jasnej hierarchii i logicznej struktury, które sprzyjają efektywnemu procesowi przetwarzania informacji.