Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Przechowywanie dokumentów w kancelarii, sekretariacie czy komórce organizacyjnej jest niewłaściwe z punktu widzenia regulacji dotyczących zarządzania dokumentacją. Kancelaria jest przestrzenią, w której obsługuje się dokumenty bieżące, a nie miejsce do archiwizowania dokumentów, które nie są już aktywnie wykorzystywane. Przechowywanie niearchiwalnych dokumentów w sekretariacie również stwarza ryzyko, że mogą one zostać przypadkowo zniszczone lub utracone, co jest naruszeniem podstawowych zasad ochrony danych oraz zarządzania dokumentacją. Komórka organizacyjna, będąca częścią struktury firmy, ma na celu realizację określonych zadań operacyjnych, a nie długoterminowe przechowywanie dokumentów. Właściwe podejście do brakowania dokumentów powinno opierać się na ich kategoryzacji oraz przestrzeganiu obowiązujących norm prawnych. W praktyce, wiele organizacji posługuje się procedurami, które definiują cykle życia dokumentu, co jest niezbędne dla prawidłowego zarządzania dokumentacją. Niewłaściwe składowanie może prowadzić do niezgodności z przepisami prawa, a także do problemów z dostępnością informacji, które w danej chwili mogą stać się istotne dla organizacji.