Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Z jakiego zakresu działalności gospodarczej jest zabronione przechowywanie dokumentacji osobowej oraz płacowej pracodawców na czas określony?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Stwierdzenie, że osoba z wykształceniem archiwistycznym, czyli średnim lub wyższym, nie może prowadzić działań związanych z przechowywaniem dokumentów osobowych i płacowych, jest jak najbardziej na miejscu. To wszystko jest regulowane przez prawo, a konkretnie przez Ustawę o narodowym zasobie archiwalnym. Tylko te podmioty, które mają odpowiednie pozwolenia, mogą zajmować się tymi sprawami. Na przykład, mamy archiwa państwowe czy różne wyspecjalizowane instytucje, które mają odpowiednie zasoby i ludzi, którzy wiedzą, jak opiekować się dokumentami. W praktyce oznacza to, że żeby dobrze zarządzać dokumentacją pracowników, trzeba znać się na prawie pracy, ochronie danych osobowych i najlepszych praktykach archiwalnych. To wykracza poza możliwości przeciętnej osoby z wykształceniem archiwistycznym, moim zdaniem.
Mówiąc, że archiwa państwowe mogą zajmować się przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej, nie masz racji, bo te archiwa mają swoje zupełnie inne zadania. Ich głównym celem jest ochrona i udostępnianie dokumentów, które są częścią narodowego zasobu, i to wszystko jest ściśle określone przez prawo. Co więcej, myślenie, że Stowarzyszenie Archiwistów Polskich mogłoby to robić, też nie jest słuszne. Stowarzyszenia pełnią bardziej rolę doradczą i edukacyjną, a nie operacyjną w zakresie przechowywania akt. Osoby prywatne z wykształceniem archiwistycznym mają ograniczone możliwości, bo muszą spełniać dodatkowe wymagania dotyczące ochrony danych osobowych – to jest bardzo istotne w kontekście przechowywania takich dokumentów. I pamiętaj, że przedsiębiorcy, którzy chcą prowadzić działalność w tej dziedzinie, muszą spełnić określone normy i przepisy, żeby zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych. Tak więc, kto chce to robić, musi mieć nie tylko wiedzę archiwistyczną, ale i znać przepisy prawa oraz obowiązujące standardy w branży.