Działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź, że osoba prywatna posiadająca średnie lub wyższe wykształcenie archiwistyczne nie może prowadzić działań w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, jest poprawna. Wymogi dotyczące prowadzenia archiwów osobowych i płacowych są ściśle regulowane przez prawo, a w szczególności przez Ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Tylko podmioty posiadające odpowiednie uprawnienia oraz spełniające określone normy mogą zajmować się tym typem działalności. Przykładem mogą być archiwa państwowe oraz wyspecjalizowane instytucje, które dysponują zasobami, infrastrukturą i ekspertami zdolnymi do dbania o bezpieczeństwo i prawidłowe przechowywanie dokumentów. W praktyce przekłada się to na to, że aby efektywnie zarządzać dokumentacją pracowniczą, niezbędne jest posiadanie wiedzy dotyczącej prawa pracy, ochrony danych osobowych oraz najlepszych praktyk archiwalnych, co wykracza poza zakres umiejętności przeciętnej osoby z wykształceniem archiwistycznym.
Koncepcja, że archiwa państwowe mogą prowadzić działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, jest błędna, ponieważ archiwa te mają inne zadania i funkcje. Archiwa państwowe zajmują się przede wszystkim ochroną i udostępnianiem dokumentów, które stanowią narodowy zasób archiwalny, a ich działalność jest ściśle określona przez przepisy prawa. Ponadto, twierdzenie, że Stowarzyszenie Archiwistów Polskich mogłoby prowadzić takie usługi, jest mylne, gdyż stowarzyszenia tego rodzaju pełnią funkcje doradcze i edukacyjne, a nie operacyjne związane z przechowywaniem akt. Z kolei możliwość prowadzenia działalności przez osoby prywatne z wykształceniem archiwistycznym jest ograniczona, gdyż obejmuje to także wymogi dotyczące przeszkolenia w zakresie ochrony danych osobowych, co jest kluczowe w kontekście przechowywania dokumentacji osobowej. Nie można również zapominać, że przedsiębiorcy, wpisani do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, muszą spełniać określone normy i przepisy regulujące tę działalność, co jest niezbędne dla zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych. W praktyce każdy, kto chce prowadzić działalność w tym zakresie, musi wykazać się nie tylko wiedzą archiwistyczną, ale także znajomością przepisów prawnych oraz odpowiednich standardów branżowych.