Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór odpowiedzi innej niż pracownik archiwum państwowego na pytanie dotyczące ekspertyzy akt BE często wynika z niepełnego zrozumienia struktury zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych. Udzielenie takich zadań archiwistom zakładowym czy kierownikom jednostek organizacyjnych może wydawać się logiczne, jednak nie uwzględnia kluczowej roli, jaką pełnią pracownicy archiwum państwowego. Archiwista zakładowy, choć posiada wiedzę o dokumentacji w danej instytucji, jest bardziej odpowiedzialny za codzienne zarządzanie dokumentami i niekoniecznie dysponuje odpowiednimi narzędziami oceny wartości archiwalnej na poziomie ogólnokrajowym. Z kolei specjalne komisje danej jednostki organizacyjnej mogą nie mieć wystarczającej wiedzy ani doświadczenia w zakresie analizy dokumentów pod kątem ich wartości historycznej lub archiwalnej. To prowadzi do sytuacji, w której decyzje dotyczące archiwizacji mogą być podejmowane na podstawie subiektywnych kryteriów, co jest niezgodne z najlepszymi praktykami w obszarze archiwizacji. Kluczowe jest, aby procesy związane z ekspertyzą akt były prowadzone przez wyspecjalizowanych pracowników, którzy są zaznajomieni z regulacjami prawnymi oraz standardami archiwalnymi, aby zapewnić obiektywizm i rzetelność tego procesu. W przeciwnym razie, może dojść do nieodwracalnych błędów w zarządzaniu dokumentacją, które mogą wpłynąć na przyszłe badania oraz dziedzictwo kulturowe.