Hasło klasyfikacyjne jest kluczowym elementem znaku sprawy, ponieważ służy do jednoznacznej identyfikacji sprawy w systemie ewidencyjnym. Przykładowo, w instytucjach publicznych hasło to może obejmować informacje dotyczące rodzaju sprawy, jej statusu oraz innych istotnych danych umożliwiających szybką lokalizację dokumentów. Standardy archiwizacji i zarządzania dokumentami, takie jak ISO 15489, podkreślają znaczenie efektywnej klasyfikacji spraw, co wpływa na poprawę organizacji pracy oraz szybsze podejmowanie decyzji. W praktyce, stosowanie odpowiednich haseł klasyfikacyjnych może zredukować czas potrzebny na wyszukiwanie informacji i zminimalizować ryzyko utraty ważnych dokumentów. Dobrym przykładem może być system elektronicznego obiegu dokumentów, gdzie hasło klasyfikacyjne integralnie łączy się z innymi elementami takimi jak symbol klasyfikacyjny czy symbol komórki organizacyjnej, zapewniając pełną przejrzystość i dostępność dla pracowników.
Wybór symbolu klasyfikacyjnego jako elementu znaku sprawy może wynikać z niepełnego zrozumienia roli, jaką pełnią poszczególne składniki w kontekście zarządzania sprawami. Symbol klasyfikacyjny jest istotny, ale pełni inną funkcję – przede wszystkim służy do klasyfikacji dokumentów według ustalonych kategorii, co nie jest równoznaczne z identyfikacją konkretnej sprawy. Na przykład, w dokumentacji sądowej symbol klasyfikacyjny może oznaczać typ sprawy, ale nie zawiera informacji o jej szczegółach, takich jak nazwa strony lub przedmiot sporów. Data roczna założenia sprawy również nie jest elementem znaku sprawy, chociaż jest istotna dla ustalenia chronologii działań. Często mylone są również pojęcia związane z organizacją pracy w instytucjach, gdzie niekiedy uważa się, że symbol komórki organizacyjnej jest wystarczający do identyfikacji sprawy. Jednakże, rzeczywistość pokazuje, że bez unikalnego hasła klasyfikacyjnego, zarządzanie dokumentami staje się nieefektywne i chaotyczne. Właściwa klasyfikacja oraz przyporządkowanie do konkretnej sprawy są kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami oraz dobrymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją.