Wystawa jest jedną z najskuteczniejszych form popularyzacji dokumentacji archiwalnej, ponieważ pozwala na bezpośrednie zaprezentowanie zbiorów szerszej publiczności. Przygotowanie ekspozycji wymaga starannego doboru dokumentów, ich odpowiedniego opisu oraz stworzenia narracji, która wzbudza zainteresowanie zwiedzających. Przykładem mogą być wystawy tematyczne, które prezentują określone aspekty historii lokalnej, kultury lub dziedzictwa narodowego. Dzięki wystawom archiwa mogą zwiększać swoją widoczność, angażować lokalne społeczności i edukować społeczeństwo na temat znaczenia zachowania dokumentów. W kontekście dobrych praktyk branżowych, warto przywołać standardy wystawiennicze, takie jak wytyczne ICOM (Międzynarodowej Rady Muzeów) dotyczące organizacji wystaw, które kładą nacisk na odpowiednie zabezpieczenie i konserwację materiałów wystawowych, jak również na ich przystosowanie do potrzeb osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności.
Gromadzenie dokumentów, konserwacja oraz brakowanie to działania, które mają istotne znaczenie w kontekście zarządzania archiwami, jednak nie są formami popularyzacji dokumentacji. Gromadzenie odnosi się do procesu zbierania materiałów archiwalnych, co jest kluczowe dla rozwoju kolekcji, ale nie wpływa na ich publiczne udostępnienie. Konserwacja natomiast ma na celu zachowanie i ochronę dokumentów przed zniszczeniem, co jest istotne, ale również nie przyczynia się do ich popularyzacji. Z kolei brakowanie dotyczy procesu selekcji i eliminacji dokumentów, które nie mają już wartości archiwalnej. Przykładowo, dokumenty, które nie spełniają kryteriów trwałości lub użyteczności, mogą być poddane brakowaniu, co jest krokem w kierunku racjonalizacji zbiorów. Warto zauważyć, że pomimo iż te działania są niezbędne w zarządzaniu archiwum, nie przyczyniają się bezpośrednio do zwiększenia świadomości publicznej o zbiorach archiwalnych. Typowym błędem myślowym jest mylenie działań związanych z zarządzaniem dokumentacją z ich publikacją i popularyzacją. Kluczem do skutecznej popularyzacji jest jednak umiejętne przekształcanie zasobów archiwalnych w formy dostępne dla ogółu społeczeństwa, a wystawa jest najbardziej efektywnym sposobem realizacji tego celu.