Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Ile zestawień powinna przygotować jednostka organizacyjna zajmująca się spisami dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu o symbolach B, BE i Bc?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za spisy dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu, powinna sporządzić trzy spisy: jeden dla dokumentów oznaczonych symbolem B, drugi dla dokumentów oznaczonych symbolem BE, a trzeci dla dokumentów oznaczonych symbolem Bc. Każdy z tych symboli oznacza inny poziom ważności i procedury związane z brakowaniem dokumentów, co jest zgodne z regulacjami prawnymi oraz standardami archiwizacji. Dokumenty oznaczone symbolem B to dokumenty, które należy przechowywać przez określony czas, a następnie je zniszczyć. Dokumenty z symbolem BE mogą być przechowywane, ale także mogą być poddane natychmiastowemu brakowaniu w przypadku, gdy nie są już potrzebne. Z kolei dokumenty oznaczone symbolem Bc to dokumenty, które charakteryzują się szczególnym traktowaniem w kontekście brakowania, co oznacza, że wymagają dodatkowej analizy przed ich zniszczeniem. Sporządzanie oddzielnych spisów dla tych kategorii dokumentacji jest kluczowe dla zachowania porządku i zgodności z przepisami dotyczącymi zarządzania dokumentacją.
Wybór odpowiedzi sugerującej, że jednostka organizacyjna powinna sporządzić mniej niż trzy spisy dokumentacji, wskazuje na niepełne zrozumienie specyfiki każdej z kategorii dokumentów podlegających brakowaniu. Odpowiedzi sugerujące, że wystarczy jeden lub dwa spisy, nie uwzględniają zróżnicowania w sposobie traktowania dokumentów o różnych symbolach. Zrozumienie, że dokumenty oznaczone różnymi symbolami B, BE i Bc mają różne wymagania dotyczące przechowywania i brakowania, jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją. Odpowiedź mówiąca o jednym spisie nie bierze pod uwagę, że każdy rodzaj dokumentacji wymaga indywidualnych procedur oraz zapisów, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie archiwizacji i zarządzania dokumentami. Z kolei odpowiedzi wskazujące na dwa lub cztery spisy również nie oddają rzeczywistej potrzeby zachowania szczegółowych zapisów dla każdej kategorii dokumentów. W praktyce, sporządzanie odrębnych spisów dla każdej z tych kategorii dokumentów umożliwia lepsze śledzenie, zarządzanie oraz zapewnienie zgodności z normami prawnymi. Należy również pamiętać, że nieprzestrzeganie tych zasad może prowadzić do nieprawidłowości w procesie brakowania i potencjalnych zagrożeń związanych z niewłaściwym zarządzaniem informacjami.