Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Nie podaje się informacji o wielkości dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "w metrach sześciennych" jest poprawna, ponieważ dokumentacja niearchiwalna, która podlega brakowaniu, jest najczęściej klasyfikowana według objętości, co umożliwia łatwiejsze oszacowanie przestrzeni, jaką zajmuje w archiwum. Metry sześcienne to miara objętości, która jest szczególnie przydatna w kontekście przechowywania i zarządzania dokumentami, gdyż pozwala na ocenę efektywności wykorzystania przestrzeni archiwalnej. W praktyce jednostki metrowe sześcienne są stosowane do oceny pojemności pomieszczeń archiwalnych, a także do planowania procesów brakowania, co jest zgodne z wytycznymi w zakresie zarządzania dokumentacją i archiwizacją. Dobre praktyki w archiwizacji dokumentów zalecają stosowanie standardów metrycznych, co przyczynia się do ujednolicenia raportowania i oceny stanu zasobów. Na przykład, w przypadku dużych zbiorów dokumentów, ich objętość wyrażona w metrach sześciennych ułatwia określenie, które z nich mogą być usunięte zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co jest kluczowe w kontekście ochrony danych osobowych i zarządzania ryzykiem.
Wybór odpowiedzi dotyczącej metrów bieżących oraz jednostek aktowych i inwentarzowych pokazuje nieporozumienie związane z kategorią dokumentacji oraz metodyką jej ewidencji. Metr bieżący to jednostka używana głównie w kontekście materiałów, które można układać wzdłuż długości, takich jak taśmy czy papiery, a nie dokumenty, które są przechowywane w objętości. W przypadku dokumentacji, szczególnie niearchiwalnej, ich objętość jest kluczowym parametrem, ponieważ określa przestrzeń zajmowaną przez dokumenty, co ma fundamentalne znaczenie dla zarządzania archiwami. Jednostki aktowe i inwentarzowe odnoszą się natomiast do sposobu klasyfikacji i porządkowania dokumentów, ale nie dostarczają informacji o ich rozmiarze. Użycie jednostek aktowych może prowadzić do błędnych wniosków o rzeczywistej objętości zajmowanej przez dokumenty, co w praktyce może skutkować niedoszacowaniem potrzebnej przestrzeni archiwalnej lub nieefektywnym zarządzaniem zasobami. Poprawne podejście do zarządzania dokumentacją powinno opierać się na precyzyjnej analizie objętości, co jest zgodne z obowiązującymi standardami branżowymi i dobrymi praktykami w zakresie archiwizacji.