Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Jak nazywa się jednostka organizacyjna działająca w państwowych i samorządowych instytucjach, w której gromadzi się wyłącznie dokumentację niearchiwalną?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Składnica akt to komórka organizacyjna, która pełni kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją w instytucjach państwowych i samorządowych. Jej głównym zadaniem jest przechowywanie dokumentów niearchiwalnych, co oznacza, że znajdują się tam materiały, które są aktualnie wykorzystywane w działalności organizacji, ale nie są jeszcze na etapie archiwizacji. W praktyce, składnice akt gromadzą dokumenty takie jak korespondencja, sprawozdania, protokoły, które są istotne dla bieżącej działalności jednostek. Dbanie o prawidłowe przechowywanie i ewidencjonowanie dokumentów w składnicy akt jest zgodne z regulacjami ustawy o archiwizacji oraz z standardami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Odpowiednie zarządzanie dokumentami w składnicach akt przyczynia się do efektywności pracy urzędów oraz do zapewnienia transparentności działań publicznych.
Wybór archiwum zakładowego sugeruje nieporozumienie dotyczące różnicy między dokumentacją archiwalną a niearchiwalną. Archiwum zakładowe to miejsce, gdzie przechowywane są dokumenty, które straciły znaczenie operacyjne, ale mają wartość historyczną lub prawną, co oznacza ich długoterminowe przechowywanie zgodnie z przepisami prawa. Magazyn podręczny z kolei to termin, który może odnosić się do przestrzeni wykorzystywanej do przechowywania materiałów, które są często wykorzystywane, ale nie jest to jednostka organizacyjna w sensie ustawowym, a jej rola w kontekście zarządzania dokumentacją jest nieprecyzyjna. Skład chronologiczny odnosi się do sposobu porządkowania dokumentów według daty, co nie jest komórką organizacyjną, a jedynie metodą katalogowania. Wreszcie, składnica akt, mimo że jest miejscem przechowywania dokumentów, jest właściwą odpowiedzią, ponieważ jej funkcja jest przypisana do dokumentacji niearchiwalnej. Dlatego, wybierając odpowiedzi, należy zwrócić szczególną uwagę na definicje i role poszczególnych jednostek w systemie zarządzania dokumentacją, aby uniknąć typowych błędów myślowych związanych z ich funkcjonowaniem.