Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Jak określa się proces weryfikacji danych zawartych w rejestrach z rzeczywistym stanem dokumentacji w archiwum zakładowym?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Skontrum to proces polegający na weryfikacji zgodności zapisów w środkach ewidencyjnych z rzeczywistym stanem dokumentów znajdujących się w archiwum zakładowym. Jest to kluczowy element zarządzania dokumentacją, który ma na celu zapewnienie integralności i rzetelności zbiorów archiwalnych. Praktyczne przeprowadzenie skontrum pozwala na identyfikację ewentualnych rozbieżności, a także umożliwia wykrycie brakujących lub nieprawidłowo zaklasyfikowanych dokumentów. Wartościowe jest implementowanie skontrum w cyklu regularnym, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie zarządzania informacjami. Skontrum powinno być dokumentowane, a wyniki analizowane w celu doskonalenia procesów archiwizacji. Zgodnie z normami ISO 15489, które regulują zarządzanie dokumentacją, utrzymanie zgodności i porównywanie zapisów jest istotnym krokiem w zapewnieniu zgodności i dokładności zbiorów archiwalnych.
Segregacja, kwalifikacja i klasyfikacja to terminy, które odnoszą się do różnych aspektów zarządzania dokumentacją, ale nie są równoważne z pojęciem skontrum. Segregacja polega na dzieleniu dokumentów na kategorie, np. według tematu lub daty, co ma na celu uporządkowanie zbiorów. To działanie jest istotne w kontekście archiwizacji, ale nie jest związane z weryfikacją zgodności zapisów ewidencyjnych z rzeczywistością. Kwalifikacja odnosi się do procesu oceny wartości dokumentów, co oznacza, że decyduje się, które dokumenty powinny być przechowywane, a które można zniszczyć. To także nie jest tożsame z porównywaniem zapisów ewidencyjnych. Klasyfikacja z kolei to przypisywanie dokumentów do określonych kategorii i systemów, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie i zarządzanie nimi. Klasyfikacja jest niezbędna dla strukturyzacji dokumentacji, ale nie weryfikuje stanu rzeczywistego. Typowe błędy myślowe prowadzące do pomyłek w interpretacji tych terminów wynikają z braku zrozumienia ich specyfiki oraz funkcji, które pełnią w procesie zarządzania dokumentacją. Każde z tych pojęć ma swoje unikalne zastosowanie, ale nie zastępuje procesu skontrum, który jest kluczowy dla zapewnienia prawidłowości i kompletności archiwów.