Punkt kancelaryjny jest zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. zdefiniowany jako każda komórka organizacyjna, w tym sekretariat oraz kancelaria, której pracownicy są odpowiedzialni za przyjmowanie oraz wysyłanie przesyłek. Tego rodzaju punkty odgrywają kluczową rolę w systemie obiegu dokumentów w instytucjach, ponieważ zapewniają odpowiednią rejestrację i klasyfikację korespondencji, co jest zgodne z normami zarządzania dokumentacją. Przykładem praktycznego zastosowania punktu kancelaryjnego jest sposób, w jaki instytucje publiczne oraz firmy prywatne organizują swoje procesy administracyjne. Dzięki punktom kancelaryjnym możliwe jest efektywne zarządzanie przepływem informacji oraz minimalizacja ryzyka zgubienia istotnych dokumentów. Warto zauważyć, że dobrze zorganizowany punkt kancelaryjny przyczynia się do poprawy przejrzystości działania organizacji i zapewnienia zgodności z przepisami prawa.
Zarówno termin 'punkt kontroli', jak i 'biuro przepustek' odnoszą się do funkcji związanych z nadzorem i dostępem w organizacji, jednak nie obejmują one szerokiego zakresu zadań związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem przesyłek dokumentów, co jest kluczowe dla zrozumienia definicji punktu kancelaryjnego. Punkt kontroli najczęściej dotyczy obszarów, gdzie monitoruje się dostęp do zasobów lub informacji, co nie jest równoznaczne z prowadzeniem obiegu dokumentów. Z kolei biuro przepustek koncentruje się głównie na kontrolowaniu dostępu do budynków czy obiektów, co również nie wpisuje się w definicję kancelarii jako jednostki zajmującej się korespondencją. Registratura, mimo że ma związek z zarządzaniem dokumentacją, nie odnosi się wyłącznie do przyjmowania i wysyłania przesyłek. Różnorodność terminologii w kontekście biurowym może prowadzić do nieporozumień, dlatego ważne jest, aby zrozumieć, że funkcje kancelaryjne są specyficzne i mają zdefiniowane procedury oraz standardy. W praktyce, błędne przypisanie funkcji do nieodpowiednich terminów wynika często z braku zrozumienia różnic pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi oraz ich zakresem odpowiedzialności.