Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kategorie: Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji Obieg i ewidencja dokumentów
Jaką metodę dokumentacji powinno się wybrać w instytucji, gdzie obowiązuje system kancelaryjny bez dziennika?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Metoda registraturalna jest kluczowym podejściem do prowadzenia dokumentacji w instytucjach, które stosują bezdziennikowy system kancelaryjny. W tym systemie nie prowadzi się dziennika korespondencyjnego, co oznacza, że dokumenty są rejestrowane i klasyfikowane w sposób odmienny. Metoda registraturalna opiera się na systematycznym rejestrowaniu dokumentów, co pozwala na łatwe ich wyszukiwanie oraz zapewnia odpowiednią archiwizację. Przykładem zastosowania tej metody może być prowadzenie rejestru przychodzącej i wychodzącej korespondencji w formie elektronicznej lub papierowej, gdzie każdy dokument otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, co ułatwia jego późniejszą identyfikację. Dobre praktyki w zakresie dokumentacji wskazują, że stosowanie metody registraturalnej nie tylko zwiększa efektywność pracy, ale również przyczynia się do lepszej organizacji i bezpieczeństwa informacji. W kontekście przepisów prawnych, takich jak Ustawa o archiwizacji, metoda ta pozwala na spełnienie wymogów dotyczących przechowywania dokumentów oraz ich dostępności dla uprawnionych osób.