Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór instrukcji archiwalnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt czy regulaminu organizacyjnego jako odpowiedzi na pytanie o normatyw ustalający sposób rejestrowania, obiegu i przechowywania dokumentacji aktowej jest błędny, ponieważ te dokumenty pełnią różne funkcje w systemie zarządzania dokumentacją. Instrukcja archiwalna koncentruje się głównie na zasadach dotyczących archiwizacji dokumentów, ich przechowywania oraz warunków przekazywania do archiwum, lecz nie reguluje procesów obiegu czy rejestracji dokumentów na etapie ich tworzenia. Z kolei jednolity rzeczowy wykaz akt to narzędzie służące do klasyfikacji i kategoryzacji dokumentów w archiwum, ale nie określa procedur obiegu, które są kluczowe w codziennym zarządzaniu dokumentami. Regulamin organizacyjny natomiast, choć istotny w kontekście funkcjonowania jednostki, nie dotyczy bezpośrednio praktyk związanych z dokumentowaniem i obiegiem akt. Takie nieporozumienia mogą wynikać z mylnego przekonania, że wszystkie dokumenty normatywne dotyczące zarządzania dokumentacją mają tę samą rolę. Zrozumienie różnic między tymi dokumentami jest kluczowe dla skutecznego zarządzania dokumentacją w organizacjach oraz zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi.