Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

W archiwizacji dokumentów kluczowe jest zrozumienie, jakie informacje są istotne dla efektywnego zarządzania zbiorami. W przypadku propozycji, by na opakowaniu teczki zamieszczać datę utworzenia dokumentów, imię i nazwisko archiwisty oraz liczbę stron, możemy zauważyć pewne nieścisłości. Choć data utworzenia dokumentów jest ważna, zazwyczaj nie jest ona umieszczana na zewnątrz teczki, a raczej w jej wnętrzu lub w systemie elektronicznym. Imię i nazwisko archiwisty odpowiedzialnego za przekazanie dokumentów również nie jest standardową informacją na opakowaniu teczki, gdyż odpowiedzialność za dokumentację zazwyczaj spoczywa na jednostce organizacyjnej, a nie pojedynczej osobie. Liczba stron może być przydatna, ale zazwyczaj jest to informacja pomocnicza, a nie kluczowa. Jeśli chodzi o rodzaj papieru użytego do dokumentów i rozmiar teczki, są to informacje techniczne, które nie wpływają na klasyfikację czy archiwizację dokumentów. Numer referencyjny może mieć sens, ale jest bardziej przydatny w kontekście systemów elektronicznych. Opis zawartości dokumentów, choć pomocny, może być zbyt ogólny i nie zawsze precyzyjny. Kolor teczki, choć może być używany do wizualnej organizacji, nie stanowi kluczowej informacji archiwalnej. Data przekazania do archiwum jest przydatna, ale nie jest tak istotna jak symbol klasyfikacyjny czy tytuł teczki. Wszystkie te elementy pokazują, jak ważne jest skupienie się na informacjach, które naprawdę wspierają proces archiwizacji i umożliwiają efektywne zarządzanie dokumentacją.