Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Jakie są główne obowiązki archiwisty w zakresie ochrony danych osobowych?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Zadaniem archiwisty jest zapewnienie, że dostęp do danych osobowych mają tylko osoby, które posiadają odpowiednie upoważnienia. Ochrona danych osobowych jest kluczowym elementem zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. Archiwista musi znać i stosować odpowiednie przepisy prawne, takie jak RODO, które określają, jakie środki bezpieczeństwa powinny być zastosowane w celu ochrony danych osobowych. Praktyka ta obejmuje m.in. stosowanie środków fizycznych, technicznych i organizacyjnych, które ograniczają dostęp do danych. W praktyce oznacza to, że archiwista powinien regularnie aktualizować listę osób upoważnionych do dostępu do danych, monitorować systemy zabezpieczeń oraz dbać o to, by dane były przechowywane w sposób uniemożliwiający ich nieautoryzowany dostęp. Dzięki temu organizacja może uniknąć wycieków danych i potencjalnych kar finansowych związanych z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.
W kontekście ochrony danych osobowych, usuwanie danych musi być przeprowadzane zgodnie z ustaloną polityką retencji danych, a nie natychmiast po zakończeniu sprawy. Każda organizacja powinna mieć określone zasady dotyczące czasu przechowywania danych, co jest zgodne z zasadą minimalizacji danych, czyli przechowywania ich tylko tak długo, jak jest to niezbędne. Publikowanie dokumentów w Internecie bez zgody naruszałoby zasady ochrony danych, ponieważ dane osobowe nie mogą być udostępniane publicznie bez zgody osoby, której dotyczą, lub innej podstawy prawnej. Z kolei przechowywanie dokumentów w sejfie jest przesadną formą zabezpieczenia, która może nie być praktyczna ani konieczna w każdej sytuacji. Zamiast tego dokumenty powinny być przechowywane w zabezpieczonym pomieszczeniu, które spełnia standardy bezpieczeństwa, takie jak ograniczony dostęp fizyczny, kontrola dostępu czy monitoring. Częstym błędem myślowym jest przekonanie, że wystarczy jedno rozwiązanie, podczas gdy ochrona danych osobowych wymaga kompleksowego podejścia łączącego różne środki bezpieczeństwa.