Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kategorie: Obieg i ewidencja dokumentów Brakowanie i przekazywanie dokumentacji Pomoc ewidencyjna i udostępnianie
Jakiego rodzaju dodatkowych dokumentów ewidencyjnych może zażądać archiwum państwowe podczas przekazywania akt?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Inwentarz kartkowy jest kluczowym dokumentem w procesie przekazywania akt do archiwum państwowego. Stanowi on szczegółowy wykaz wszystkich jednostek archiwalnych, które są przekazywane do archiwum, co pozwala na łatwe i efektywne zarządzanie dokumentacją. W inwentarzu kartkowym każda jednostka opisana jest w sposób umożliwiający jej identyfikację, co jest istotne zarówno dla archiwistów, jak i przyszłych badaczy. Przykładowo, archiwum może wymagać inwentarza kartkowego, aby móc szybko zlokalizować dokumenty w swoim zasobie oraz zapewnić ich odpowiednie zabezpieczenie. Dodatkowo, zgodnie z dobrymi praktykami archiwalnymi, inwentarz kartkowy powinien być aktualizowany oraz uzupełniany w miarę przyjmowania nowych zestawów akt, co usprawnia proces archiwizacji. Jego znaczenie podkreślają normy ISO dotyczące zarządzania dokumentacją, które zalecają prowadzenie szczegółowej ewidencji dla zapewnienia trwałości i dostępności materiałów archiwalnych.