Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Odpowiedzi wskazujące na ministra kultury i dziedzictwa narodowego, naczelna dyrekcję archiwów państwowych oraz kierownika działu sprawozdawczego są nieprawidłowe z kilku powodów. Po pierwsze, minister kultury i dziedzictwa narodowego nie jest odpowiedzialny za bezpośrednie przyjmowanie sprawozdań z działalności archiwów zakładowych; jego rola jest bardziej strategiczna i nadzorująca, zaś sprawozdania są raportowane na poziomie lokalnym, do archiwów państwowych. Naczelna dyrekcja archiwów państwowych, jak instytucja centralna, raczej nie przyjmuje sprawozdań od poszczególnych zakładów; jej odpowiedzialnością jest koordynacja i nadzorowanie działalności archiwów w skali kraju, a nie przyjmowanie lokalnych raportów. Z kolei kierownik działu sprawozdawczego nie jest osobą odpowiedzialną za przyjmowanie sprawozdań, lecz może być częścią zespołu, który odpowiada za ich opracowanie lub analizę. Typowym błędem myślowym w tym przypadku jest mylenie funkcji i ról poszczególnych instytucji oraz osób w systemie archiwalnym. Kluczowe jest zrozumienie, że sprawozdania powinny być kierowane do dyrekcji archiwum, które odpowiada za archiwizację dokumentów i zarządzanie materiałami archiwalnymi w danym rejonie, a nie do instytucji nadzorujących lub do osób nieposiadających kompetencji w tym zakresie.