Do dnia 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym należy wysłać jeden egzemplarz raportu z działalności archiwum zakładowego
Odpowiedź 'dyrektorowi właściwego archiwum państwowego' jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, każdy zakład archiwalny ma obowiązek przesyłania swoich rocznych sprawozdań do właściwego archiwum państwowego. Termin do 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym jest ustalony w celu zapewnienia systematycznego gromadzenia danych dotyczących działalności archiwów, co jest niezbędne do monitorowania ich efektywności i zgodności z przepisami prawa. Przykładowo, archiwa wykorzystują te sprawozdania do oceny stanu zachowania dokumentów, ilości nowych materiałów archiwalnych oraz jakości świadczonych usług. Dobre praktyki w branży archiwalnej podkreślają znaczenie terminowego raportowania, które pozwala na lepsze planowanie działań archiwalnych oraz pozyskiwanie funduszy. Również, takie sprawozdania mogą stanowić materiał dla analiz statystycznych w celach badawczych oraz edukacyjnych, co podkreśla ich rolę nie tylko w administracji archiwalnej, ale także w kulturze i historii kraju.
Odpowiedzi wskazujące na ministra kultury i dziedzictwa narodowego, naczelna dyrekcję archiwów państwowych oraz kierownika działu sprawozdawczego są nieprawidłowe z kilku powodów. Po pierwsze, minister kultury i dziedzictwa narodowego nie jest odpowiedzialny za bezpośrednie przyjmowanie sprawozdań z działalności archiwów zakładowych; jego rola jest bardziej strategiczna i nadzorująca, zaś sprawozdania są raportowane na poziomie lokalnym, do archiwów państwowych. Naczelna dyrekcja archiwów państwowych, jak instytucja centralna, raczej nie przyjmuje sprawozdań od poszczególnych zakładów; jej odpowiedzialnością jest koordynacja i nadzorowanie działalności archiwów w skali kraju, a nie przyjmowanie lokalnych raportów. Z kolei kierownik działu sprawozdawczego nie jest osobą odpowiedzialną za przyjmowanie sprawozdań, lecz może być częścią zespołu, który odpowiada za ich opracowanie lub analizę. Typowym błędem myślowym w tym przypadku jest mylenie funkcji i ról poszczególnych instytucji oraz osób w systemie archiwalnym. Kluczowe jest zrozumienie, że sprawozdania powinny być kierowane do dyrekcji archiwum, które odpowiada za archiwizację dokumentów i zarządzanie materiałami archiwalnymi w danym rejonie, a nie do instytucji nadzorujących lub do osób nieposiadających kompetencji w tym zakresie.