Jednorazową zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej może udzielić
Jak dobrze wiesz, archiwum państwowe to instytucja, która zajmuje się dokumentami, które jeszcze nie są archiwalne. Oznacza to, że mogą wydawać zgody na brakowanie tych dokumentów. Cała ta zabawa z dokumentami jest regulowana przez Ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przykładowo, jeśli jakaś jednostka chce zniszczyć dokumenty, które nie mają żadnej wartości archiwalnej, to musi najpierw otrzymać zgodę archiwum państwowego. W praktyce każda organizacja powinna znać procedury brakowania, żeby wszystko było zgodne z prawem i nie narazić się na nieprzyjemności. Poza tym, archiwa państwowe prowadzą ewidencję tych dokumentów. To ważne, bo pozwala kontrolować, co się dzieje z dokumentacją, a także wspiera dobre praktyki zarządzania w instytucjach publicznych.
Niestety, odpowiedzi takie jak kierownik jednostki organizacyjnej, kierownik archiwum zakładowego czy Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych to nie to, czego szukamy. Ich kompetencje w sprawie brakowania dokumentów niearchiwalnych są dość ograniczone. Chociaż kierownik jednostki ma wysoką pozycję, to samodzielnie nie podejmie decyzji o brakowaniu dokumentów. Jego zadanie to głównie pilnowanie, żeby dokumenty były przechowywane i zarządzane prawidłowo. Jak chce coś brakować, musi to skonsultować z archiwum. Z kolei kierownik archiwum zakładowego zajmuje się swoją dokumentacją, ale nie ma pełnych uprawnień do wydawania zgód na brakowanie. Tylko archiwa państwowe mają prawo podejmować te decyzje. A Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nadzoruje, ale nie zajmuje się brakowaniem na co dzień. Tak więc, każda instytucja powinna wiedzieć, gdzie kierować takie wnioski, żeby robić to zgodnie z przepisami.