Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Ewidencja całego zasobu archiwum zakładowego może wydawać się dobrym dokumentem wspierającym proces przekazywania akt do archiwum państwowego, jednakże nie jest to wystarczające. Ewidencja ta najczęściej zawiera jedynie informacje o dostępnych dokumentach w archiwum, bez kontekstu historycznego czy strukturalnego, co jest niezbędne dla właściwej klasyfikacji i dalszego zarządzania aktami. Normatywy kancelaryjno-archiwalne, mimo że są istotne w kontekście regulacji dotyczących zarządzania dokumentami, nie dostarczają informacji o konkretnych materiałach archiwalnych, które są przekazywane. Ich zastosowanie jest przede wszystkim związane z ogólnymi zasadami organizacji pracy kancelarii oraz archiwów, a więc nie spełniają funkcji informacyjnej w kontekście przekazywanych zasobów. Jednolity rzeczowy wykaz akt, który obowiązywał w czasie, kiedy narastały akta, również nie jest wystarczający, ponieważ może nie odzwierciedlać aktualnych potrzeb archiwistów w zakresie interpretacji tych dokumentów. Właściwe podejście do archiwizacji wymaga dostarczenia pełnego kontekstu, umożliwiającego zrozumienie zarówno historii, jak i struktury jednostki, co jest kluczowe dla późniejszego wykorzystania i udostępniania archiwaliów. Zastosowanie ewidencji czy normatywów bez dodatkowych informacji historycznych i strukturalnych prowadzi do utraty ważnych kontekstów w archiwizacji i zarządzaniu dokumentami.