Jednostka organizacyjna, która przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego po raz pierwszy, do spisów zdawczo-odbiorczych powinna dołączyć
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Notatka informacyjna zawierająca krótki rys historyczny i schemat dotyczący struktury organizacyjnej jest kluczowym dokumentem, który powinien towarzyszyć spisom zdawczo-odbiorczym, gdy jednostka organizacyjna przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego po raz pierwszy. Tego rodzaju notatka ma na celu dostarczenie archivistom niezbędnych informacji o kontekście, w jakim materiały powstały. Przykładowo, krótki rys historyczny pozwala na zrozumienie znaczenia dokumentów w kontekście działalności jednostki, co jest istotne dla prawidłowej klasyfikacji i późniejszego udostępniania akt. Schemat dotyczący struktury organizacyjnej z kolei ułatwia orientację w hierarchii odpowiedzialności oraz do zrozumienia dynamiki funkcjonowania jednostki. W kontekście dobrych praktyk archiwalnych, takie informacje powinny być zawsze dołączane, aby zapewnić integralność zbiorów oraz ich właściwą interpretację w przyszłości. Dodatkowo, ułatwia to pracę archiwistów, którzy dzięki tym informacjom mogą skuteczniej zarządzać zasobami archiwalnymi.
Ewidencja całego zasobu archiwum zakładowego może wydawać się dobrym dokumentem wspierającym proces przekazywania akt do archiwum państwowego, jednakże nie jest to wystarczające. Ewidencja ta najczęściej zawiera jedynie informacje o dostępnych dokumentach w archiwum, bez kontekstu historycznego czy strukturalnego, co jest niezbędne dla właściwej klasyfikacji i dalszego zarządzania aktami. Normatywy kancelaryjno-archiwalne, mimo że są istotne w kontekście regulacji dotyczących zarządzania dokumentami, nie dostarczają informacji o konkretnych materiałach archiwalnych, które są przekazywane. Ich zastosowanie jest przede wszystkim związane z ogólnymi zasadami organizacji pracy kancelarii oraz archiwów, a więc nie spełniają funkcji informacyjnej w kontekście przekazywanych zasobów. Jednolity rzeczowy wykaz akt, który obowiązywał w czasie, kiedy narastały akta, również nie jest wystarczający, ponieważ może nie odzwierciedlać aktualnych potrzeb archiwistów w zakresie interpretacji tych dokumentów. Właściwe podejście do archiwizacji wymaga dostarczenia pełnego kontekstu, umożliwiającego zrozumienie zarówno historii, jak i struktury jednostki, co jest kluczowe dla późniejszego wykorzystania i udostępniania archiwaliów. Zastosowanie ewidencji czy normatywów bez dodatkowych informacji historycznych i strukturalnych prowadzi do utraty ważnych kontekstów w archiwizacji i zarządzaniu dokumentami.