Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Kopie ewidencji archiwum zakładowego w zakresie przekazywanych akt, schematy organizacyjne oraz jednolite rzeczowe wykazy akt, choć mogą wydawać się istotne, nie dostarczają w kontekście przekazywania materiałów archiwalnych kluczowych informacji, które byłyby niezbędne dla archiwum państwowego. Ewidencja archiwum zakładowego, mimo że odzwierciedla przeszłe działania jednostki, nie pozwala na pełne zrozumienie bieżącej działalności jednostki ani jej kontekstu funkcjonalnego. Schematy organizacyjne często są statyczne i nie uwzględniają dynamicznych zmian w strukturze organizacyjnej, które mogą wpływać na sposób gromadzenia i przechowywania dokumentów. Ponadto, jednolite rzeczowe wykazy akt, chociaż są ważne w kontekście klasyfikacji, nie zawierają informacji o konkretnych procesach lub zmianach, które miały miejsce w jednostce. W rezultacie, pomijanie notatki o działalności jednostki i jej systemie kancelaryjnym prowadzi do niepełnej oceny wartości dokumentów, co może skutkować ich niewłaściwą archiwizacją lub wręcz utratą ważnych informacji. Zrozumienie i uwzględnianie kontekstu działalności jednostki jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją i archiwizacją oraz zgodności z obowiązującymi standardami w tej dziedzinie.