Organizacja, która po raz pierwszy przekazuje materiały archiwalne do odpowiedniego archiwum państwowym, powinna do spisów zdawczo-odbiorczych dołączyć
Notatka o działalności jednostki, systemie kancelaryjnym oraz zmianach w strukturze organizacyjnej jest kluczowym dokumentem, który pozwala archiwum państwowemu na zrozumienie kontekstu przekazywanych materiałów archiwalnych. Dokument ten dostarcza istotnych informacji dotyczących funkcji oraz zakresu działalności jednostki, co jest niezbędne do prawidłowej klasyfikacji i ewidencji akt. Przykładowo, w przypadku przekazywania akt z jednostki zajmującej się ochroną środowiska, notatka ta pozwala archiwistom na zrozumienie, jakie procesy i zadania były realizowane, a tym samym na lepsze zrozumienie wartości dokumentów. Dodatkowo, zmiany w strukturze organizacyjnej mogą wpływać na sposób przechowywania i klasyfikacji dokumentów, co również powinno być uwzględnione w przekazanej notatce. Stosowanie takiego podejścia jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją i archiwizacją, które kładą nacisk na kompleksowe podejście do ewaluacji i zabezpieczenia materiałów archiwalnych.
Kopie ewidencji archiwum zakładowego w zakresie przekazywanych akt, schematy organizacyjne oraz jednolite rzeczowe wykazy akt, choć mogą wydawać się istotne, nie dostarczają w kontekście przekazywania materiałów archiwalnych kluczowych informacji, które byłyby niezbędne dla archiwum państwowego. Ewidencja archiwum zakładowego, mimo że odzwierciedla przeszłe działania jednostki, nie pozwala na pełne zrozumienie bieżącej działalności jednostki ani jej kontekstu funkcjonalnego. Schematy organizacyjne często są statyczne i nie uwzględniają dynamicznych zmian w strukturze organizacyjnej, które mogą wpływać na sposób gromadzenia i przechowywania dokumentów. Ponadto, jednolite rzeczowe wykazy akt, chociaż są ważne w kontekście klasyfikacji, nie zawierają informacji o konkretnych procesach lub zmianach, które miały miejsce w jednostce. W rezultacie, pomijanie notatki o działalności jednostki i jej systemie kancelaryjnym prowadzi do niepełnej oceny wartości dokumentów, co może skutkować ich niewłaściwą archiwizacją lub wręcz utratą ważnych informacji. Zrozumienie i uwzględnianie kontekstu działalności jednostki jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją i archiwizacją oraz zgodności z obowiązującymi standardami w tej dziedzinie.