Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Gdy w wyniku procedury brakowania dokumentów niearchiwalnych właściwe archiwum państwowe uzna całość lub część tych dokumentów za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany do
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
W sytuacji, gdy archiwum państwowe uznaje całość lub część dokumentacji niearchiwalnej za materiały archiwalne, archiwista ma obowiązek uporządkowania tej dokumentacji oraz sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego. To działanie jest kluczowe, ponieważ materiały archiwalne wymagają szczególnej dbałości o ich przechowywanie i dostępność. Uporządkowanie dokumentacji polega na systematyzacji akt, co ułatwia przyszłe przeszukiwanie oraz archiwizowanie tych materiałów zgodnie z obowiązującymi normami. Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego jest istotne dla zachowania transparentności i dokumentacji procesów archiwizacyjnych, jak również stanowi podstawę do dalszego zarządzania tymi dokumentami. Takie procedury są zgodne z wytycznymi zawartymi w obowiązujących aktach prawnych oraz standardach archiwalnych, które wskazują na konieczność dbałości o materiały archiwalne jako zasoby kultury narodowej. Przykładowo, w praktyce archiwalnej, niewłaściwe zarządzanie dokumentacją archiwalną może prowadzić do utraty ważnych informacji oraz naruszenia obowiązujących przepisów prawnych.
Wybór błędnej odpowiedzi może prowadzić do poważnych konsekwencji w zarządzaniu dokumentacją archiwalną. Przykładowo, przekazanie dokumentacji do komórki organizacyjnej, której akta dotyczą, może wydawać się logiczne, ale w rzeczywistości nie uwzględnia procesu archiwizacji. Każdy dokument uznany za archiwalny wymaga szczegółowego katalogowania i nie powinien być traktowany jak standardowy akt, który można swobodnie przekazać innym jednostkom. Podobnie, przekazanie dokumentacji firmie niszczącej po uzyskaniu zgody na brakowanie pozostałych akt jest niewłaściwe, ponieważ dokumenty uznane za archiwalne nie mogą być niszczone bez zachowania odpowiednich procedur. Odkładanie dokumentacji na regał bez podejmowania jakichkolwiek czynności związanych z porządkowaniem jest całkowitym zaniedbaniem obowiązków archiwisty i narusza standardy archiwalne. Tego typu podejście nie tylko zagraża integralności i dostępności materiałów archiwalnych, ale także narusza przepisy prawa dotyczące archiwizacji. Kluczowe jest zrozumienie, że archiwista ma obowiązek zadbania o porządek w dokumentacji, co zapewnia prawidłowe jej funkcjonowanie oraz ochronę cennych informacji dla przyszłych pokoleń.