Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Ilość członków komisji odpowiedzialnej za przeprowadzenie skontrum powinna wynosić co najmniej
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź wskazująca na to, że komisja do przeprowadzenia skontrum powinna składać się z co najmniej dwóch członków jest zgodna z obowiązującymi standardami w zakresie przeprowadzania kontroli wewnętrznych. Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi audytów i kontroli, kluczowe jest, aby skład komisji umożliwiał obiektywne oceny oraz zapobiegał konfliktowi interesów. Dwa członkowie w komisji to minimalna liczba, która pozwala na zapewnienie różnorodności perspektyw oraz wzajemne wsparcie w podejmowaniu decyzji. Taki skład pozwala na lepsze rozdzielenie ról i zadań, co jest niezbędne w procesie skontrum. Na przykład, jeden członek może skupić się na weryfikacji dokumentów, podczas gdy drugi analizuje stan faktyczny. Dodatkowo, w wielu instytucjach wprowadza się regulacje, które wymagają, aby w skład komisji weszły osoby z różnych działów lub poziomów zarządzania, co zwiększa transparentność i rzetelność procesu. Wszelkie procedury powinny być zgodne z wewnętrznymi regulacjami instytucji oraz przepisami prawa, co potwierdza konieczność posiadania co najmniej dwóch członków w komisji.
Odpowiedzi, które sugerują, że komisja do przeprowadzenia skontrum powinna składać się z trzech, czterech lub pięciu członków, bazują na błędnych założeniach dotyczących liczebności zespołów kontrolnych. W praktyce, większa liczba członków komisji może prowadzić do komplikacji organizacyjnych, takich jak trudności w osiągnięciu konsensusu czy wydłużenie czasu potrzebnego na podjęcie decyzji. Ustanawianie większej liczby członków nie jest konieczne, a wręcz może przynieść więcej problemów niż korzyści. W przemyśle audytorskim i kontrolnym, kluczowym jest efektywne wykorzystanie zasobów, a to wymaga zrozumienia, że mały, zróżnicowany zespół może często być bardziej skuteczny. Ponadto, wymóg powołania większej liczby członków może wynikać z nieporozumienia co do celów i metod przeprowadzania skontrum. Często pojawia się również mylne przekonanie, że większa liczba członków zwiększa obiektywność kontroli, podczas gdy w rzeczywistości może to prowadzić do nieefektywności i chaosu. Kluczowe jest, aby zrozumieć, że dobra praktyka polega na właściwym zbalansowaniu liczby członków w komisji, co z kolei przyczynia się do lepszej koordynacji działań i tym samym efektywności przeprowadzanych kontroli.