Jednostki organizacyjne przesyłają dokumentację spraw, które zostały zakończone, do archiwum zakładowego na podstawie
Instrukcja kancelaryjna to taki kluczowy dokument, który mówi, jak powinno się postępować z różnymi papierami w organizacji. Określa nie tylko jakie są zasady przekazywania dokumentów do archiwum, ale też kiedy i w jaki sposób należy to robić. Generalnie, zanim coś trafi do archiwum, to najpierw wszystkie komórki powinny zakończyć sprawy związane z dokumentami. A dopiero potem, zgodnie z tym, co mówi instrukcja, można przygotować odpowiednią dokumentację. Trzeba pamiętać, że częścią tego procesu jest zrobienie spisu zdawczo-odbiorczego, który potwierdza, że materiały archiwalne zostały przekazane. Bez tego spisu byłoby ciężko udowodnić, że wszystko poszło zgodnie z planem. No i najważniejsze, znajomość tej instrukcji to klucz do tego, żeby dobrze zarządzać dokumentacją i być w zgodzie z przepisami prawa, szczególnie z ustawą o archiwizacji i ochronie danych osobowych. Warto zainwestować czas w zapamiętanie tych zasad.
Wybór spisu zdawczo-odbiorczego lub spisu z natury do przekazywania dokumentów do archiwum jest nie do końca trafiony. Te dokumenty mają różne funkcje w całym obiegu papierów. Spis zdawczo-odbiorczy jest tworzony, gdy przekazujemy dokumenty między komórką a archiwum i jego celem jest potwierdzenie, że wszystko zostało przekazane w odpowiedniej ilości i stanie. Natomiast spis z natury to coś zupełnie innego, służy głównie do inwentaryzacji, czyli pokazuje, jak wygląda stan zasobów. Zastosowanie spisu z natury w kontekście archiwizacji to nieporozumienie. Instrukcja inwentaryzacyjna też jest ważna, ale nie odnosi się do archiwizacji. Warto wiedzieć, że każda z tych instrukcji dotyczy innych kwestii, co może wprowadzać w błąd. Najważniejsze jest, żeby zrozumieć, że tylko instrukcja kancelaryjna daje pełen obraz tego, co i jak trzeba robić z dokumentami w archiwum. Więc warto poświęcić chwilę, żeby to ogarnąć, żeby później nie mieć problemów z archiwizowaniem dokumentacji.