Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kopia oryginalnego dokumentu nie jest
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Naturalny dokument elektroniczny jest tworzony i przechowywany w formie cyfrowej od początku, co oznacza, że nie ulega on procesowi kopiowania ani konwersji z innego formatu. Przykładami naturalnych dokumentów elektronicznych mogą być pliki utworzone w aplikacjach biurowych, takich jak Microsoft Word czy Google Docs, które są zapisywane bezpośrednio na dysku twardym lub w chmurze. Te dokumenty zachowują wszystkie atrybuty oryginału, w tym formatowanie, metadane oraz inne elementy, które mogą być istotne w kontekście prawnym lub archiwalnym. Warto również zwrócić uwagę, że zgodnie z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją, naturalne dokumenty elektroniczne zapewniają lepszą integralność i autentyczność w porównaniu do dokumentów, które są kopiowane lub konwertowane z innych formatów. Z tego powodu naturalne dokumenty elektroniczne są często preferowane w kontekście prawnych i administracyjnych wymogów dotyczących dokumentacji.
W przypadku skanów rękopisów oraz wydruków e-maili mamy do czynienia z kopiami, które mogą nie odzwierciedlać w pełni oryginalnego dokumentu. Skan rękopisu to fotografia lub obraz dokumentu, który był wcześniej stworzony w formie analogowej. Tego typu kopie mogą stracić na jakości, a także nie oddają pierwotnego formatu czy układu treści, co może wpływać na interpretację zawartości. Wydruk e-maila także jest kopią, ponieważ odzwierciedla treść wiadomości elektronicznej, ale nie zawiera oryginalnego kontekstu czy metadanych, jak daty czy adres nadawcy, co czyni go mniej wiarygodnym źródłem informacji. Odwzorowanie cyfrowe, choć może być bardziej wiernym odzwierciedleniem oryginału, również wciąż jest jedynie kopią, a nie oryginałem. Problemem w korzystaniu z tych metod jest również fakt, że mogą one nie spełniać określonych norm prawnych oraz wytycznych dotyczących zarządzania dokumentami, takich jak te zawarte w ISO 30300, które podkreślają znaczenie autentyczności i integralności dokumentów w kontekście ich cyklu życia. W związku z tym, zrozumienie różnicy między kopiami a naturalnymi dokumentami elektronicznymi jest kluczowe w kontekście zarządzania informacją i dokumentacją.