Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Kierownik pionu, któremu podlega archiwum zakładowe, oraz kierownik jednostki organizacyjnej to osoby, które pełnią istotne funkcje w zarządzaniu dokumentacją, ale ich rola w kontekście spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji kat. A jest ograniczona. Kierownik pionu, do którego należy archiwum, może być odpowiedzialny za organizację pracy archiwum, jednak nie jest bezpośrednio odpowiedzialny za odbiór dokumentacji. Przekazywanie spisu do kierownika jednostki organizacyjnej również nie jest właściwe, ponieważ jego zadaniem jest zarządzanie bieżącą dokumentacją, a nie jej archiwizacją. Z kolei Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, mimo że jest najwyższą instytucją odpowiedzialną za archiwa w Polsce, nie otrzymuje egzemplarzy spisów zdawczo-odbiorczych na poziomie jednostek organizacyjnych, co jest niezgodne z obowiązującymi procedurami. Typowym błędem myślowym w tym przypadku jest mylenie roli osób kierujących jednostkami z funkcją archiwum, co prowadzi do nieprzemyślanych wniosków. Kluczowe jest zrozumienie, że proces archiwizacji dokumentacji powinien być zgodny z zasadami przekazywania dokumentów do archiwum państwowego, co zapewnia prawidłowe zarządzanie i ochronę zasobów archiwalnych.