Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kto jest członkiem komisji oceniającej dokumentację niearchiwalną?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Poprawna odpowiedź wskazuje na skład komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej, która odgrywa kluczową rolę w procesie zarządzania dokumentacją. W skład komisji wchodzi bezpośredni zwierzchnik archiwum zakładowego, pracownik archiwum oraz przedstawiciel komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu. Taki zespół zapewnia wieloaspektowe spojrzenie na dokumentację, co jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania archiwami. Funkcjonowanie komisji opiera się na zasadach określonych w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach, która nakłada obowiązek odpowiedniego zarządzania dokumentacją. W praktyce, bezpośredni zwierzchnik archiwum ma za zadanie nadzorować proces oceny i podejmować decyzje dotyczące dalszego losu dokumentacji. Pracownik archiwum wnosi wiedzę merytoryczną o dokumentach, natomiast przedstawiciel komórki organizacyjnej gwarantuje, że proces ten uwzględnia kontekst działalności danej jednostki. Dzięki takiemu zróżnicowanemu składowi komisji możliwe jest dokładne i sprawiedliwe podejście do brakowania dokumentów, co przyczynia się do efektywności zarządzania informacją w organizacji.
Wybór innych odpowiedzi wskazuje na niepełne zrozumienie roli i zadań komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej. W niektórych przypadkach pomijane są kluczowe postacie, takie jak pracownik archiwum czy przedstawiciel komórki organizacyjnej, których obecność jest niezbędna dla prawidłowego przebiegu oceny. Bezpośredni zwierzchnik archiwum zakładowego ma fundamentalne znaczenie w procesie, ponieważ jego doświadczenie i autorytet wpływają na jakość podejmowanych decyzji. Przedstawiciele archiwum państwowego, choć mogą pełnić rolę w niektórych kontekstach, nie są niezbędni przy ocenie dokumentacji w jednostkach, gdzie nie zachodzi potrzeba ich udziału na tym etapie. Istotne jest również, aby komisja składała się z członków, którzy posiadają odpowiednią wiedzę na temat dokumentacji, co zapewnia, że wszystkie aspekty jej oceny są brane pod uwagę. Takie podejście jest zgodne z wytycznymi dotyczącymi zarządzania archiwami, które zalecają angażowanie różnorodnych specjalistów w procesy decyzyjne. Zignorowanie tych zasad może prowadzić do błędnych decyzji dotyczących brakowania dokumentów, co w konsekwencji wpływa na jakość zarządzania informacjami w organizacji.