Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kto jest uprawniony do wydawania zgody generalnej na brakowanie dokumentacji, która nie jest archiwalna, w zakładowym archiwum?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych jest odpowiedzialny za nadzór i koordynację działalności archiwalnej w Polsce, co obejmuje również kwestie związane z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej. Zgoda na brakowanie dokumentacji jest istotnym procesem, który gwarantuje, że materiały, które nie mają wartości archiwalnej, są usuwane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami archiwalnymi. W praktyce, oznacza to, że każda instytucja, która posiada dokumentację, musi uzyskać zgodę Naczelnego Dyrektora na brakowanie, aby uniknąć niezgodności z przepisami i utraty ważnych danych. Proces ten opiera się na Ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która wskazuje na odpowiedzialność Naczelnego Dyrektora w kontekście zarządzania dokumentacją. Przykładowo, instytucje publiczne przed przystąpieniem do brakowania dokumentów, które nie są przechowywane jako materiały archiwalne, muszą przeprowadzić dokładną analizę wartości tych dokumentów oraz złożyć odpowiedni wniosek o zgodę do Naczelnego Dyrektora, co jest kluczowym elementem prowadzenia odpowiedzialnej gospodarki dokumentacją.
Rozważając inne odpowiedzi, ważne jest zrozumienie, że każda z nich odnosi się do różnych poziomów zarządzania archiwami w Polsce, ale nie ma kompetencji do wydawania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Dyrektor właściwego terytorialnie archiwum państwowego zajmuje się kwestiami związanymi z dokumentacją archiwalną na poziomie lokalnym, ale nie ma uprawnień do decydowania o brakowaniu materiałów w skali krajowej, co leży w gestii Naczelnego Dyrektora. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, mimo iż jest odpowiedzialny za politykę kulturalną i dziedzictwo narodowe, nie zajmuje się codziennymi operacjami archiwów w kontekście brakowania dokumentów. Dyrektor Archiwum Akt Nowych również pełni kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją, jednak jego kompetencje nie obejmują wydawania zgód na brakowanie w archiwach zakładowych. Zrozumienie hierarchii oraz kompetencji w systemie archiwalnym jest kluczowe, a typowe błędy myślowe obejmują mylenie funkcji tych instytucji i ich zakresu odpowiedzialności. Właściwe zarządzanie dokumentacją oraz uzyskiwanie zgód na brakowanie są fundamentalnymi elementami zachowania porządku i zgodności z przepisami prawa, co ma zasadnicze znaczenie dla każdej organizacji.